Parties, onboarding et screening · le référentiel que le régulateur accepte
Présente les trois écrans qui forment le cœur de la verticale financière : Parties, où vivent les personnes, les organisations, le graphe de propriété et les bénéficiaires effectifs ; Onboarding, où chaque partie reçoit un dossier avec sa checklist d'exigences et une décision scellée ; et Screening, où les vérifications d'identité, de sanctions et de PPE sont exécutées par les fournisseurs du marché.
Ces trois écrans répondent à une seule question : puis-je faire affaire avec cette partie ? L'écran Parties conserve qui elle est et de qui elle dépend. L'écran Onboarding conserve ce qui manque pour la connaître. L'écran Screening apporte la preuve externe. Aucun d'eux ne décide seul : c'est une personne de votre équipe qui décide, et la décision reste enregistrée.
Parties : personnes, organisations et qui commande vraiment
Ouvrez Parties dans le menu Services financiers. Dans le bloc Nouvelle partie, choisissez le Type entre Organisation et Personne, saisissez le Nom et cliquez sur Ajouter la partie. La liste de gauche affiche toutes les parties avec l'icône du type et le statut. Cliquez sur une partie pour ouvrir le panneau de droite.
Le panneau s'ouvre sur un résumé de conformité : un badge indiquant KYC approuvé ou KYC non approuvé, le statut du dossier d'onboarding le plus récent, le niveau de risque lorsqu'il existe, un avertissement rouge Sous conservation légale le cas échéant, et la ligne Décisions récentes.
Relations et bénéficiaires effectifs
Dans le bloc Relations, vous reliez la partie sélectionnée à une autre. Choisissez le Type de la relation, choisissez la partie dans Liée à, indiquez le pourcentage lorsqu'il s'agit de propriété et cliquez sur Ajouter. Les types de relation forment un catalogue que vous modifiez, ce n'est pas une liste figée en usine.
Pour les organisations, le bloc Bénéficiaires effectifs (UBO) apparaît juste en dessous. Il ne se saisit pas : le système parcourt le graphe, multiplie les fractions de chaque segment et affiche la propriété effective de chaque personne, avec le chemin à côté. Le chemin, c'est la preuve, et c'est ce que vous montrez lors d'un audit quand on vous demandera d'où sort le pourcentage.
Profil de la partie et suggestion de risque
Le bloc Profil change selon le type. Pour une personne, vous renseignez Profession, Tranche de revenus et la case Personne politiquement exposée (PPE). Pour une organisation, Secteur, Tranche de chiffre d'affaires annuel et Société cotée. Cliquez sur Enregistrer le profil. À côté du titre apparaît la Suggestion de risque, avec Risque faible, Risque moyen ou Risque élevé. Elle est une aide à l'analyse, et ne remplace jamais le niveau de risque que l'analyste fixe dans le dossier d'onboarding.
Comptes et produits en miroir
Dans le bloc Comptes et produits, vous ramenez dans le CRM un compte qui vit dans un autre système. Indiquez le Système source, la Réf externe, choisissez le Produit du catalogue, indiquez le Solde dans la plus petite unité de la devise ainsi que le code de la devise, et cliquez sur Mettre en miroir. Chaque compte de la liste affiche un badge d'ancienneté de la donnée : À jour, Obsolète ou Sans date. Le texte sous le bloc rappelle la règle de la maison : mis en miroir depuis un système source, jamais faisant foi.
Onboarding : un dossier, une checklist, une décision
Ouvrez Onboarding, choisissez la partie dans Ouvrir un dossier pour et cliquez sur Ouvrir le dossier. La checklist naît selon le type de la partie. Pour une personne arrivent Pièce d'identité, Justificatif de domicile, Identifiant fiscal, Screening PPE et Screening sanctions comme obligatoires, et Origine des fonds comme facultatif. Pour une organisation arrivent Document constitutif, Déclaration des bénéficiaires effectifs, Identifiant fiscal, Représentants autorisés et Screening sanctions comme obligatoires, et États financiers comme facultatif. Tout cela n'est qu'une amorce : vous ajoutez, vous retirez et vous changez le caractère obligatoire de chaque élément.
- Sélectionnez le dossier dans la liste pour ouvrir les exigences.
- Marquez chaque exigence avec son état réel : En attente, Satisfaite, Dispensée ou Refusée.
- Suivez le compteur en haut, sous la forme du nombre d'exigences obligatoires satisfaites sur le total. Quand le compte est complet, la mention prêt à approuver apparaît.
- Ajustez le niveau de risque du dossier et écrivez les observations que l'analyse impose.
- Cliquez sur Approuver. Pour refuser, écrivez les motifs séparés par des virgules dans le champ reason codes et cliquez sur Rejeter.
Les statuts du dossier sont Brouillon, Collecte, Tri, Revue, Approuvé et Rejeté. Une fois la décision prise, le dossier se ferme et l'écran prévient que la décision est préservée dans la piste d'audit. Il n'existe pas de réouverture pour changer ce qui a été décidé : si la situation a changé, ouvrez un nouveau dossier, qui deviendra le plus récent.
Screening : la preuve externe, jamais la décision
Ouvrez Screening. Le bloc Fournisseurs liste les fournisseurs de vérification disponibles : Onfido, Jumio, Trulioo, LexisNexis Risk et World-Check. Chacun apparaît comme Prêt ou En attente d'identifiants. C'est l'opérateur du service qui renseigne les identifiants, pas l'utilisateur du CRM.
Pour lancer une vérification, choisissez la Partie, choisissez la Vérification parmi Identité, Document, Biométrie, Sanctions, PPE, Médias négatifs, Entreprise (KYB) et Bureau de crédit, puis cliquez sur Exécuter la vérification. Le résultat entre dans la liste avec un statut : Rien à signaler, Correspondance, À revoir, Vérifié, Non vérifié, Non pris en charge, Non configuré ou Erreur, avec le nombre de correspondances lorsqu'il y en a.
Questions fréquentes
- Puis-je approuver un dossier avec une exigence obligatoire en attente ? Non. Marquez-la comme Dispensée si votre politique autorise la dispense, ou satisfaites l'exigence.
- L'UBO disparaît-il si je supprime une relation ? Oui, parce qu'il est calculé sur le moment à partir du graphe. Le segment supprimé, le calcul change.
- Pourquoi le compte en miroir affiche-t-il Sans date ? Parce qu'il a été mis en miroir sans que la date du solde soit indiquée. Refaites le miroir avec la date pour que le badge passe à À jour.
- J'ai lancé le screening et rien n'est apparu. Vérifiez que le fournisseur est bien Prêt. En attente d'identifiants renvoie Non configuré.
- J'ai supprimé la partie par erreur, peut-on revenir en arrière ? La suppression d'une partie est définitive. Si la partie est sous conservation légale, le système refuse la suppression, et c'est justement la protection prévue pour les cas qui comptent.