Uso quotidiano

Condividere i report con la squadra

Un report salvato nasce personale: lo vedi solo tu. Puoi pubblicarlo per l'intera organizzazione oppure concedere l'accesso a squadre e persone specifiche. Questo risolve il problema di ognuno che analizza a modo suo: il numero di cui la squadra discute inizia a venire dallo stesso report, con gli stessi filtri.

Discutere di un numero quasi sempre significa discutere di un filtro. Quando ognuno costruisce la propria analisi, due report con lo stesso nome danno totali diversi e la riunione diventa un audit. Condividere il report salvato risolve la cosa: i filtri viaggiano insieme, e tutti aprono esattamente la stessa interrogazione.

Salvare un report

Dal menu, apri Report.
Costruisci l'analisi: scegli l'oggetto, il raggruppamento, la misura e i filtri che vuoi.
Nel campo del nome, scrivi come si chiamerà il report.
Fai clic su Salva. Compare subito sotto, nella sezione Report salvati.

💡 I filtri valgono per l'esecuzione e per l'esportazione di quel momento e vengono conservati anche insieme al report quando lo salvi. Chi lo aprirà dopo vedrà gli stessi filtri.

Pubblicare per l'organizzazione

Accanto al campo del nome c'è la casella Condividi con la squadra. Spuntala prima di fare clic su Salva e il report diventa dell'organizzazione: tutti lo vedono nell'elenco, contrassegnato con il simbolo 👥 Squadra. Senza la spunta resta personale e compare con l'indicazione Personale.

Questa casella compare solo a chi amministra le impostazioni. Se non la vedi, il tuo report sarà personale, e la strada per condividerlo è quella per squadra o per persona, descritta qui sotto.

Condividere con squadre o persone

In Report salvati, trova il report e fai clic su Condividi.
Nella finestra Condividi report, scegli una squadra dall'elenco e fai clic su Aggiungi squadra, oppure scegli una persona e fai clic su Aggiungi utente.
Per togliere l'accesso a qualcuno, fai clic sulla ✕ accanto al nome.
Chiudi la finestra con il pulsante Chiudi, con la ✕ dell'angolo o con il tasto Esc.

Chi riceve la condivisione può vedere ed eseguire il report, ma non modificarlo né eliminarlo. Le squadre usate qui sono le stesse di Impostazioni, quindi basta che qualcuno entri nella squadra perché l'accesso valga.

Example: La responsabile commerciale della Cedro Distribuzione ha costruito il report Opportunità vinte per venditore nel trimestre, con filtro fase Vinto e periodo del trimestre in corso, e lo ha salvato come Vinti del trimestre. Lo ha condiviso con la squadra Vendite Sud e con il direttore finanziario. Gli otto venditori della squadra hanno iniziato ad aprire lo stesso report nella riunione del lunedì; l'amministrazione segue senza chiedere esportazioni via e-mail.

Chi può fare che cosa

Creare e salvare un report personale: chiunque abbia accesso a Report.
Spuntare Condividi con la squadra: solo chi amministra le impostazioni. Se ci prova un'altra persona, il report viene salvato come personale.
Condividere con squadre e persone, ed eliminare: il proprietario o l'autore del report. Nei report dell'organizzazione, chi amministra.
I pulsanti Condividi ed Elimina compaiono solo nei report che sono tuoi.
Il report rispetta l'accesso di chi lo apre: ogni persona vede i dati che il proprio ruolo poteva già vedere.

Domande frequenti

Ho condiviso e la persona non vede nulla nel report. La condivisione dà accesso al report, non ai record. Se il suo ruolo non legge quell'oggetto, il risultato arriva vuoto.
Ho eliminato un report dell'organizzazione, e adesso? Sparisce per tutti. Non esiste un cestino dei report, quindi ricostruisci l'analisi e salvala di nuovo.
Si può condividere solo il risultato, senza dare accesso? Sì: usa i pulsanti di esportazione della schermata Report e invia il file.

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