Juridique

Vérification des conflits · avant d'accepter le dossier

La vérification des conflits parcourt les parties de tous les dossiers du cabinet, y compris ceux que vous n'avez pas le droit de consulter, et ne renvoie que la métadonnée : existe-t-il un conflit, quel est le risque, pour quel motif et à qui l'escalader. Cet article explique quand la lancer, comment lire le résultat et comment consigner la décision de façon inaltérable.

Le problème qu'elle résout

Accepter un client qui plaide contre un autre client du cabinet est l'une des erreurs les plus coûteuses du métier d'avocat. Et le conflit se cache justement là où vous n'avez pas le droit de regarder : dans un dossier confidentiel d'un autre associé, derrière la muraille de Chine.

La vérification des conflits résout cette impasse. Elle interroge les parties de tous les dossiers du cabinet, sans exception, mais ce qu'elle vous renvoie n'est qu'une métadonnée. Vous découvrez qu'il existe un conflit et à qui porter le sujet ; vous ne découvrez ni qui est la partie de l'autre dossier ni ce dont il traite. La confidentialité reste intacte et le contrôle fonctionne.

Quand la lancer

Avant d'accepter tout nouveau client ou tout nouveau dossier.
Avant d'ajouter une nouvelle partie adverse à un dossier déjà en cours.
Quand se présente une société du même groupe économique qu'un client que vous suivez déjà.
Chaque fois que la proposition arrive par recommandation et que vous n'êtes pas certain de savoir qui se trouve en face.

Comment la lancer

Ouvrez Juridique. Le bloc Vérification des conflits se trouve en haut de l'écran.
Renseignez le Nom du candidat, c'est-à-dire la personne ou la société que vous voulez cribler.
Renseignez Identifiants avec des numéros de pièces, une adresse e-mail ou d'autres codes, un par ligne. C'est ce champ qui augmente le plus la précision.
Cliquez sur Vérifier le conflit.
Lisez le tableau du résultat, avec les colonnes Dossier, Rôle, Risque et Motifs.

Quand rien n'est trouvé, l'écran répond qu'aucun conflit n'a été détecté. Ce n'est pas une autorisation automatique d'accepter : c'est l'absence de correspondance dans les données que le cabinet a saisies.

Comment lire le résultat

Chaque ligne est une correspondance. La colonne Dossier identifie le dossier en conflit et la colonne Rôle indique le rôle de cette partie dans ce dossier, par exemple client, partie adverse ou témoin. La colonne Risque classe en Élevé, Moyen ou Faible. La colonne Motifs explique pourquoi le système a eu un doute.

Identifiant partagé : le numéro de pièce ou l'adresse e-mail saisie est le même qu'une partie déjà enregistrée. C'est le signal le plus fort.
Nom exact : le nom correspond intégralement après normalisation des accents, des majuscules et de la ponctuation.
Nom similaire : les noms partagent une part significative des termes. Utile contre les abréviations et les raisons sociales partielles, et c'est le motif qui produit le plus d'homonymes.

Le résultat indique aussi à qui escalader : le responsable du dossier en conflit. C'est là l'information pratique. Vous n'allez pas discuter du dossier de votre confrère, vous allez porter la décision à celui qui peut la prendre.

💡 La comparaison des noms ignore les accents, les majuscules et la ponctuation, et les identifiants sont comparés comme du texte exact. Saisissez les numéros de pièces sans dépendre du format : ce qui compte, c'est que la même séquence soit utilisée dans tout le cabinet.

Consigner la décision

Vérifier ne suffit pas ; ce qui protège le cabinet, c'est la trace de ce qui a été décidé. Après avoir lancé le criblage, utilisez le bloc Consigner la décision pour le nom consulté et choisissez l'une des trois issues.

Autorisé : aucun conflit n'empêche l'acceptation.
Waiver : il existe un conflit, mais les parties concernées ont formellement accepté l'intervention.
Refusé : le cabinet n'accepte pas le dossier.

Chaque décision consignée est chaînée à la précédente, formant une séquence vérifiable : modifier ou effacer un enregistrement ancien casse la chaîne et cela se voit. Avec la décision est figé le résumé de ce qui a été criblé. En cas de contrôle, le cabinet démontre non seulement ce qu'il a décidé, mais ce qu'il savait au moment où il a décidé. L'historique apparaît sur l'écran lui-même, dans Historique des décisions.

Example: Transbrasa Logistique se présente au cabinet pour engager une action contre un transporteur. Avant d'accepter, l'associé saisit Transbrasa Logistique dans Nom du candidat et colle le numéro d'identification de la société dans Identifiants. Le résultat renvoie une ligne : risque Élevé, rôle partie adverse, motif identifiant partagé, et il désigne l'avocate Hélène comme responsable du dossier en conflit. L'associé parle à Hélène, le cabinet refuse le dossier, et il consigne la décision comme Refusé. À aucun moment il n'a su quel était le dossier d'Hélène ni qui était sa cliente.

Ce que la vérification ne fait pas

Elle ne bloque pas à elle seule la création d'un dossier. Elle informe et consigne ; la décision appartient au cabinet.
Elle ne révèle ni le nom de la partie en conflit ni le contenu du dossier, et c'est voulu.
Elle n'interroge aucune base externe, aucun tribunal, aucune liste publique. Elle regarde ce que votre cabinet a saisi.
Elle ne comprend pas automatiquement les groupes économiques. Les sociétés d'un même groupe portant des noms et des identifiants différents doivent être criblées une par une.

Questions fréquentes

Le résultat est vide, puis-je accepter ? Cela signifie seulement qu'il n'y a eu aucune correspondance dans les données saisies. Si les parties des anciens dossiers ont été saisies de façon incomplète, la portée du criblage est plus faible.
Un risque élevé est apparu alors qu'il s'agit clairement d'un homonyme. Consignez la décision comme Autorisé et décrivez le motif. Cette trace sera votre défense plus tard.
Puis-je effacer une décision consignée par erreur ? Non. La séquence est inaltérable à dessein. Consignez une nouvelle décision pour le même nom ; l'historique montre les deux, dans l'ordre.
Pourquoi la ligne n'affiche-t-elle pas le nom de l'autre partie ? Parce que l'afficher romprait la confidentialité de l'autre dossier. Vous recevez ce qu'il faut pour escalader.
Faut-il relancer la vérification si le dossier tarde à se conclure ? Il vaut mieux la relancer avant de signer. Le cabinet accepte de nouveaux dossiers en permanence, et la situation peut avoir changé.

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