असाइनमेंट नियम: बातचीत और टास्क बाँटना

इनबॉक्स में आने वाली बातचीत और टास्क को टीम में अपने आप बाँटें: राउंड रॉबिन, सबसे कम लोड, रिकॉर्ड का मालिक, निश्चित व्यक्ति, और 15 मिनट से जवाब नहीं जैसे समय आधारित नियम। नियम केवल व्यवस्थापक संपादित करते हैं; रोटेशन में कोई भी आ-जा सकता है।

असाइनमेंट नियम तय करते हैं कि इनबॉक्स की हर बातचीत और हर टास्क किसे मिले, बिना किसी को हाथ से बाँटने की ज़रूरत के। आप बताते हैं कि नियम कब लागू होता है, किन शर्तों में और क्या करता है, और सिस्टम उसे आपके तय किए क्रम में लागू करता है।

यह कहाँ है और कौन बदल सकता है

1. सेटिंग्स → सर्विस → असाइनमेंट नियम खोलें (पथ /settings/roteamento)।
2. नियम केवल व्यवस्थापक बनाते, संपादित करते, सक्रिय करते और हटाते हैं।
3. पेज के ऊपर "मेरी उपलब्धता" में कोई भी रोटेशन में आ-जा सकता है।

बातचीत और टास्क

दो विषय हैं। बातचीत में इनबॉक्स में आने वाला हर संदेश शामिल है: ईमेल, WhatsApp, SMS, चैट, सोशल मीडिया और टिकट। टास्क में CRM में बनाए गए टास्क शामिल हैं। हर नियम इनमें से किसी एक पर लागू होता है।

नियम कब चलता है

• नई बातचीत या टास्क आता है।
• बिना मालिक वाली बातचीत में संदेश आता है।
• X मिनट से जवाब नहीं (बातचीत)।
• X मिनट से विलंबित (टास्क)।
• ज़िम्मेदार व्यक्ति रोटेशन से बाहर है या निष्क्रिय कर दिया गया है।

शर्तें

• चैनल: केवल ईमेल, केवल WhatsApp, आदि (खाली = कोई भी)।
• कतारें: सेल्स या सपोर्ट।
• कीवर्ड: केवल जब टेक्स्ट में दिए गए शब्दों में से कोई हो।
• कार्य समय: किसी भी समय, केवल कार्य समय में या केवल कार्य समय के बाहर; सपोर्ट में पहले से सेट कार्य समय का उपयोग होता है।
• केवल बिना मालिक वाले आइटम।

नियम क्या करता है

• राउंड रॉबिन में असाइन करें: हर व्यक्ति को एक, और पॉइंटर वहीं से आगे बढ़ता है जहाँ रुका था। समूह सभी सक्रिय लोग या कोई टीम हो सकता है।
• जिसके पास सबसे कम खुले हैं उसे असाइन करें।
• रिकॉर्ड के मालिक को असाइन करें: बातचीत से जुड़े संपर्क या लीड का मालिक।
• किसी निश्चित व्यक्ति को असाइन करें।
• टीम लीडर को असाइन करें।
• अगले व्यक्ति को सौंपें: कभी उसी को वापस नहीं देता जिसके पास पहले था।
• कतार में ले जाएँ।
• प्राथमिकता तय करें।
• सूचित करें: टीम लीडरों और/या वर्तमान ज़िम्मेदार को।

क्रम और रुकना

नियम तय किए गए क्रम में चलते हैं। जो पहला नियम असर करता है वह श्रृंखला समाप्त कर देता है, जब तक आप "इस नियम के असर करने के बाद रुकें" को अनचेक न करें। जिस नियम को कोई उपयुक्त व्यक्ति नहीं मिलता, वह अगले नियम को मौका देता है।

लोग: रोटेशन और सीमा

लोग टैब में आप किसी को रोटेशन से हटाते हैं (छुट्टी, शिफ्ट बदलना) और प्रति व्यक्ति खुली बातचीत और टास्क की सीमा तय करते हैं। जो सीमा पर पहुँच गया, उसे खाली होने तक कुछ नया नहीं मिलता। जो उसके पास पहले से है, वह उसी के पास रहता है।

इतिहास और सूचनाएँ

नियम द्वारा किया गया हर असाइनमेंट इतिहास टैब में दर्ज होता है: किस नियम ने काम किया, किससे किसको और क्यों। जिसे मिला है, उसे घंटी में सूचना मिलती है।

प्रतिक्रिया समय

आगमन के नियम उसी क्षण काम करते हैं जब संदेश या टास्क आता है। समय आधारित नियम (जवाब नहीं, विलंबित) हर मिनट जाँचे जाते हैं। समय आधारित नियम प्रति प्राप्त संदेश एक बार चलता है: नया संदेश विंडो फिर से खोल देता है।

पेज पर तैयार उदाहरण

• हर नई बातचीत राउंड रॉबिन में टीम को जाए।
• 15 मिनट से जवाब नहीं → अगले व्यक्ति को सौंपें।
• संपर्क का पहले से मालिक है → मालिक को असाइन करें।
• ज़िम्मेदार रोटेशन से बाहर → अगले व्यक्ति को सौंपें।
• हर नया टास्क राउंड रॉबिन में टीम को जाए।
• टास्क 60 मिनट से विलंबित → अगले व्यक्ति को सौंपें।

सुझाया गया अच्छा अभ्यास

1. क्रम 0: पहले रिकॉर्ड का मालिक। जो पहले से संपर्क को संभाल रहा है, वही संभालता रहे।
2. क्रम 1: बाकी के लिए राउंड रॉबिन।
3. X मिनट से जवाब नहीं → अगले व्यक्ति को सौंपें।
4. जब 2X मिनट से अधिक जवाब न मिले तो लीडर को सूचित करें।

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