फ़ील्ड सर्विस: सर्विस ऑर्डर के लिए तकनीशियन शेड्यूल और डिस्पैच करें

फ़ील्ड सर्विस आपके सर्विस ऑर्डर के लिए तकनीशियनों की विज़िट शेड्यूल करती है, दिन के अनुसार एक डिस्पैच बोर्ड के साथ। चिह्नित करें कि कौन फ़ील्ड में जाता है, तारीख़, समय और पते के साथ विज़िट शेड्यूल करें, तकनीशियन सौंपें और स्थिति पर नज़र रखें। सिस्टम दोहरी बुकिंग नहीं होने देता और समय के टकराव उभारकर दिखाता है।

फ़ील्ड सर्विस आपके सर्विस ऑर्डर को उन तकनीशियनों से जोड़ती है जो मौक़े पर जाते हैं। यह वही चीज़ें दोबारा इस्तेमाल करती है जो पहले से हैं: ऑर्डर सर्विस ऑर्डर ऑब्जेक्ट है, तकनीशियन आपके संगठन का एक उपयोगकर्ता है, और कौशल तथा क्षमता संसाधन नियोजन से आते हैं। आपको सिर्फ़ यह चिह्नित करना है कि कौन फ़ील्ड में जाता है, और विज़िट शेड्यूल करनी हैं।

तकनीशियन चिह्नित करना

1. मेन्यू के सर्विस समूह में फ़ील्ड सर्विस खोलें।
2. तकनीशियन टैब में जाएँ: सूची में संगठन के सारे लोग दिखते हैं।
3. जो फ़ील्ड में जाते हैं, उनके लिए फ़ील्ड तकनीशियन है वाला चेकबॉक्स चुनें। जिस व्यक्ति की संसाधन नियोजन में प्रोफ़ाइल है, उसके लिए विभाग और कौशल भी दिखते हैं।

विज़िट शेड्यूल करना

1. डिस्पैच बोर्ड में दिन चुनें और विज़िट शेड्यूल करें पर क्लिक करें।
2. सर्विस ऑर्डर, तकनीशियन, विज़िट का आरंभ और अंत तथा पता चुनें।
3. अगर आप ऑर्डर से जुड़ी एक स्वचालित गतिविधि चाहते हैं, तो तकनीशियन के लिए अनुस्मारक बनाएँ चुना हुआ रहने दें।
4. शेड्यूल करें पर क्लिक करें। विज़िट उस दिन के बोर्ड में तकनीशियन के कॉलम में आ जाती है।

डिस्पैच करना और नज़र रखना

1. डिस्पैच बोर्ड हर तकनीशियन के लिए एक कॉलम दिखाता है, जिसमें दिन की विज़िट समय के क्रम में रहती हैं।
2. स्थिति सीधे कार्ड पर बदलें: शेड्यूल की गई, डिस्पैच की गई, रास्ते में, मौक़े पर, पूर्ण या रद्द।
3. अपॉइंटमेंट टैब में आप तकनीशियन और अवधि से छाँटते हैं, तकनीशियन बदलते हैं और सूची में ही स्थिति ठीक करते हैं।

पहुँच सर्विस मॉड्यूल के हिसाब से चलती है। शेड्यूल करने, तकनीशियन बदलने और स्थिति बदलने के लिए लिखने वाली भूमिका चाहिए; केवल-पठन भूमिकाएँ बोर्ड देख सकती हैं, बदल नहीं सकतीं।

ग्राहक से संवाद

संवाद टैब आपके ग्राहकों को पहल से सूचनाएँ भेजता है: अपॉइंटमेंट का अनुस्मारक, तकनीशियन के पहुँचने के अनुमानित समय के साथ मैं रास्ते में हूँ वाला संदेश, सेवा के बाद का फ़ॉलो-अप, और छूटी हुई कॉल का जवाब। संदेश SMS, ईमेल, WhatsApp या ऐप के भीतर जाते हैं।

1. फ़ील्ड सर्विस में संवाद टैब खोलें।
2. संदेश भेजें में इवेंट और चैनल चुनें, पाने वाला बताएँ और भेज दें। ग्राहक की प्रोफ़ाइल वैकल्पिक है।
3. संदेश टेम्पलेट में हर इवेंट और चैनल के लिए अपना टेक्स्ट सेव करें; जब तक आप अपने नहीं बनाते, सिस्टम तैयार डिफ़ॉल्ट इस्तेमाल करता है। {{customerName}}, {{eta}} और {{techName}} जैसे चर का उपयोग करें।

फ़ॉर्म और चेकलिस्ट

फ़ॉर्म टैब हर ट्रेड के लिए चेकलिस्ट और निरीक्षण फ़ॉर्म बनाता है, अलग-अलग प्रकार के फ़ील्ड के साथ (हाँ/नहीं, टेक्स्ट, संख्या, चयन, फ़ोटो)। किसी जॉब में भरे जाने पर हर उत्तर किसी गड़बड़ी को चिह्नित कर सकता है, और कोई पर्यवेक्षक उस प्रस्तुति को स्वीकृत या अस्वीकार करता है।

1. फ़ॉर्म टैब खोलें और एक मॉडल बनाएँ: नाम, ट्रेड और प्रकार (चेकलिस्ट, निरीक्षण या फ़ॉर्म)।
2. लेबल और प्रकार के साथ फ़ील्ड जोड़ें। जो अनिवार्य हैं उन्हें चुनें और तय करें कि उत्तर किस मान का हो तो गड़बड़ी का निशान लगे (उदाहरण के लिए fail या false)।
3. जब तकनीशियन फ़ॉर्म भरकर भेजता है, तो सिस्टम पूर्णता जाँचता है और गड़बड़ियाँ चिह्नित करता है; फिर कोई पर्यवेक्षक उसे स्वीकृत या अस्वीकार करता है।

तकनीशियन के रूट

रूट टैब किसी तकनीशियन के एक दिन की विज़िट का अनुकूलित क्रम बनाता है। उन संपत्तियों में से पड़ाव चुनें जिनके निर्देशांक मौजूद हैं, और सिस्टम उन्हें ऐसे क्रम में लगाता है कि आवाजाही कम से कम हो, हर हिस्से की दूरी तथा समय और कुल जोड़ दिखाते हुए।

1. रूट टैब खोलें, तारीख़ और तकनीशियन चुनें और समय के अनुमान के लिए इस्तेमाल होने वाली औसत गति तय करें।
2. जिन संपत्तियों पर जाना है उन्हें चुनें (केवल वही दिखती हैं जिनके अक्षांश और देशांतर मौजूद हैं)।
3. अनुकूलित क्रम पाने के लिए रूट बनाएँ पर क्लिक करें; प्रकाशित करें उस दिन की योजना जमा देता है।

ऑनलाइन बुकिंग

बुकिंग टैब बुकिंग के अनुरोध दर्ज करता है। सिस्टम सेवा क्षेत्र और माँगी गई तारीख़ पर उपलब्धता जाँचता है, और फिर अनुरोध स्वीकार कर लेता है या कारण के साथ ठुकरा देता है (क्षेत्र से बाहर, या उपलब्धता नहीं)। स्वीकार किए गए अनुरोध पुष्ट किए जा सकते हैं, ठुकराए जा सकते हैं या किसी जॉब में बदले जा सकते हैं।

1. बुकिंग टैब खोलें और अनुरोध भरें: ग्राहक, फ़ोन, पता, ट्रेड, सेवा क्षेत्र और पसंदीदा तारीख़ तथा समय-खिड़की।
2. भेजें। अगर क्षेत्र और उपलब्धता मेल खाते हैं, तो वह नया के रूप में आता है; वरना कारण के साथ ठुकरा दिया जाता है।
3. सूची में नए अनुरोधों को पुष्ट करें या ठुकराएँ। जो पुष्ट हो चुके हैं उन्हें बाद में किसी जॉब में बदला जा सकता है।

बदलने के अवसर (सेवा से बिक्री तक)

बदलने के अवसर टैब पुराने उपकरण को बिक्री में बदलता है। एक स्कैन उपकरण के अलर्ट पढ़ता है (उम्र, बार-बार की ख़राबी, वारंटी से बाहर) और हर उपकरण के लिए बदलने का एक अवसर बना देता है, जोख़िम के संकेतों की संख्या के हिसाब से एक स्कोर के साथ, और उसे एक सरल बिक्री पाइपलाइन में आगे बढ़ाता है।

1. बदलने के अवसर टैब खोलें और अवसर स्कैन करें पर क्लिक करें। जो उपकरण बदलने के अवसर के रूप में चिह्नित होता है, वह एक प्रविष्टि बन जाता है।
2. हर अवसर पर काम करें: कोटेशन दें, फिर जीता हुआ या हारा हुआ चिह्नित करें; या जिन्हें आगे नहीं बढ़ाना, उन्हें छोड़ दें।
3. दोबारा स्कैन करना सुरक्षित है: यह स्कोर और कारण अपडेट कर देता है, पर जिस अवसर को आप आगे बढ़ा चुके हैं उसे पीछे नहीं धकेलता।

प्रोडक्शन बोर्ड (रूफ़िंग और ठेकेदार)

प्रोडक्शन टैब रूफ़िंग और ठेकेदारों के काम को एक प्रोडक्शन बोर्ड पर संभालता है। हर प्रोजेक्ट चरणों से होकर बढ़ता है (अनुमान, अनुमतियाँ, शेड्यूल किया गया, उत्पादन में, पंच, क्लोज़आउट, पूर्ण), स्वीकृत चेंज ऑर्डर से समायोजित अनुबंध मूल्य रखता है, और एक पंच लिस्ट से बंद होता है।

1. प्रोडक्शन टैब खोलें, नाम और अनुबंध मूल्य के साथ प्रोजेक्ट बनाएँ और उसे चुनें।
2. उसे बोर्ड के चरणों में आगे बढ़ाएँ; मौसम के कारण काम रोकने के लिए मौसम के कारण रोक चालू करें।
3. चेंज ऑर्डर जोड़ें (दायरे या क़ीमत का बदलाव); किसी को स्वीकृत करने पर अनुबंध का मूल्य समायोजित हो जाता है। पंच लिस्ट बनाएँ और क्लोज़आउट तक उसके आइटम चिह्नित करते जाएँ।
4. अनुमतियाँ दर्ज करें (ज़रूरी, माँगी गई, स्वीकृत, बंद) और प्रोजेक्ट में ही इकाई के अनुसार मात्राएँ भी।
5. तूफ़ान वाले कामों के लिए एक क्लेम खोलें (बीमा कंपनी, संख्या, राशि, कटौती) और उसे खुले से भुगतान तक देखें; ग्राहक को शुद्ध राशि वह होती है जो कटौती घटाकर बचती है।

वाणिज्यिक सेवा अनुबंध (B2B)

वाणिज्यिक टैब B2B सेवा अनुबंध रखता है, उन शर्तों के साथ जो वाणिज्यिक काम को चलाती हैं: SLA का प्रतिक्रिया समय, हर सर्विस ऑर्डर पर एक ऊपरी सीमा (NTE), क्या परचेज़ ऑर्डर ज़रूरी है, और अनुमोदन की एक सीमा। आप किसी सर्विस ऑर्डर को किसी अनुबंध के विरुद्ध परखकर देख सकते हैं कि वह अनुमत है, अवरुद्ध है या उसे अनुमोदन चाहिए।

1. वाणिज्यिक टैब खोलें और एक अनुबंध बनाएँ: नाम, SLA के प्रतिक्रिया घंटे, हर सर्विस ऑर्डर पर NTE, परचेज़ ऑर्डर अनिवार्य और अनुमोदन की सीमा।
2. सर्विस ऑर्डर परखें का उपयोग करें: अनुबंध चुनें, राशि बताएँ और यह भी कि परचेज़ ऑर्डर है या नहीं।
3. नतीजा दिखाता है कि वह अनुमत है या अवरुद्ध (NTE से ऊपर, या परचेज़ ऑर्डर अनिवार्य पर मौजूद नहीं), क्या उसे अनुमोदन चाहिए (सीमा से ऊपर), और SLA कब ख़त्म होता है।
4. आवर्ती निरीक्षण सेट करें (निवारक रखरखाव): नाम और महीनों में आवृत्ति; सिस्टम अगली तारीख़ संभालता है और उसे बीत चुकी या आने वाली चिह्नित करता है। तारीख़ आगे बढ़ाने के लिए किसी एक को पूर्ण चिह्नित करें।
5. किसी ग्राहक के सभी स्थलों के बिल एक जगह लाने के लिए बहु-स्थल बिलिंग का समेकित दृश्य उपयोग करें: कुल बिल किया गया, चुकाया गया और बकाया, स्थल के अनुसार ब्योरे के साथ।

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