Contratti ricorrenti e rinnovo automatico
Nel record del Contratto, attiva Rinnovo automatico e scegli la Ricorrenza: mensile, trimestrale, semestrale o annuale. Quando la validità scade, la procedura giornaliera sposta da sola le date di inizio e fine al periodo successivo e avvisa il responsabile. Senza una ricorrenza definita, il contratto genera soltanto l'avviso di rinnovo.
Un contratto che si rinnova da solo nella vita reale deve rinnovarsi da solo anche nel CRM. Se nessuno sposta le date, il record risulta scaduto, sparisce dai filtri dei contratti attivi, sparisce dal calcolo dei ricavi e l'intera base perde affidabilità. Il rinnovo automatico risolve la cosa tenendo la validità sempre nel periodo corrente.
I campi che governano il comportamento
Apri Vendite, Contratti e il record desiderato. Tre campi definiscono che cosa succede alla scadenza:
- Stato: deve essere Attivo. Bozza, Scaduto, Annullato e Rinnovato non vengono spostati.
- Rinnovo automatico: la casella che attiva lo spostamento automatico.
- Ricorrenza: Nessuna, Mensile, Trimestrale, Semestrale o Annuale. Il valore predefinito di un nuovo contratto è Annuale.
- Fine: la data che chiude la validità attuale. È da lì che si calcola il periodo successivo.
- Data di rinnovo: la prossima data di rinnovo o di revisione, usata nell'avviso.
Che cosa fa la procedura giornaliera
- Cerca i contratti con Stato Attivo, Rinnovo automatico selezionato, Ricorrenza diversa da Nessuna e data di Fine già scaduta.
- Calcola il nuovo periodo: il nuovo Inizio diventa la vecchia data di Fine, e la nuova Fine riceve l'intervallo della ricorrenza. Il giorno viene mantenuto e, nei mesi più corti, spostato all'ultimo giorno del mese.
- Se il contratto era scaduto da più periodi, avanza tutte le volte necessarie finché la validità non torna al presente, in una sola passata.
- Scrive Inizio, Fine e Data di rinnovo nel record.
- Notifica il responsabile del contratto con la nuova data di scadenza.
In parallelo esiste l'avviso di rinnovo: i contratti attivi la cui Data di rinnovo, o la data di Fine quando quella è vuota, cade nei successivi 30 giorni generano una notifica al responsabile. Questo avviso vale anche per i contratti senza ricorrenza.
Limiti e permessi
- Il rinnovo sposta le date. Non modifica l'Importo del contratto, non applica adeguamenti, non genera fatture e non crea un nuovo record di contratto.
- Lo spostamento è idempotente: ogni contratto viene rinnovato una volta per ciclo, e non si ripete ogni giorno.
- Un contratto senza responsabile viene comunque spostato, ma nessuno riceve la notifica.
- Un contratto con Ricorrenza Nessuna non viene mai spostato: genera soltanto l'avviso di rinnovo.
- Chi può modificare i campi del contratto dipende dal permesso del ruolo sull'oggetto Contratti, definito dall'amministratore.
Domande ricorrenti
- Il cliente ha disdetto. Come fermo il rinnovo? Cambia lo Stato in Annullato, oppure deseleziona Rinnovo automatico. Basta una delle due cose.
- Mi serve lo storico dei periodi precedenti. Il record conserva la validità corrente. Se ti serve lo storico contrattuale periodo per periodo, crea un contratto per periodo invece di usare lo spostamento automatico.
- Il contratto è scaduto ieri e non si è ancora rinnovato. La procedura gira una volta al giorno. Aspetta il ciclo successivo.
- Il contratto ha saltato diversi anni in una volta. È il comportamento previsto per un contratto dimenticato da molto tempo: viene portato direttamente al periodo corrente, senza generare una valanga di notifiche.
- Ho ricevuto l'avviso di rinnovo e anche il rinnovo automatico. Sono due avvisi diversi: uno prima della scadenza, l'altro a conferma dello spostamento.