Fatture al cliente: emissione, incasso pagamenti e sollecito degli scaduti

Emetti fatture ai tuoi clienti a partire da un preventivo accettato o manualmente, registra i pagamenti in arrivo e tieni traccia di ciò che è da incassare e di ciò che è scaduto. Ogni pagamento aggiorna automaticamente il saldo e lo stato della fattura.

Le fatture sono i documenti che la tua azienda emette per addebitare ai propri clienti. Puoi generare una fattura da un preventivo accettato (copiandone righe e importi) oppure crearne una manualmente. Successivamente registri i pagamenti man mano che arrivano, e il sistema mantiene aggiornati saldo e stato.

Creare una fattura

1. Apri Fatture nel menu Vendite.
2. Fai clic su Genera da preventivo per partire da una proposta accettata, oppure Fattura manuale per crearne una da zero.
3. In una fattura manuale, crea le righe nell'editor: scegli un prodotto (facoltativo) o digita una descrizione libera, con quantità, prezzo e sconto. Il subtotale, l'imposta e il totale vengono mostrati in tempo reale.
4. Puoi anche fare clic su Crea da ordine di vendita per fatturare un ordine confermato: il sistema genera la fattura con il cliente e l'importo dell'ordine e contrassegna l'ordine come Fatturato.
5. Fai clic su Crea. La fattura inizia come bozza.

L'imposta su una fattura manuale viene calcolata riga per riga in base alle tue regole fiscali (l'aliquota più specifica per categoria di prodotto e regione/stato del cliente), proprio come in un preventivo. Quando nessuna regola si applica, viene usata la percentuale di imposta inserita nell'intestazione. Il totale è sempre il subtotale (già scontato) più l'imposta, nella valuta della fattura.

Da vinta a ordine a fattura (passaggio alla contabilità)

Quando vinci un'opportunità puoi generarne l'Ordine di vendita con un clic (sull'opportunità, "Genera ordine"): il sistema crea un ordine confermato con il conto e l'importo, pronto perché la contabilità lo fatturi. È idempotente (un ordine per opportunità).

Facoltativamente, puoi abilitare in Impostazioni il passaggio automatico alla contabilità: quando una trattativa viene vinta, l'ordine viene generato automaticamente e gli amministratori vengono avvisati che c'è un ordine pronto da fatturare. È disattivato per impostazione predefinita; l'emissione della fattura resta un'azione della contabilità (nulla viene addebitato automaticamente). Richiede il bus eventi abilitato.

Inviare e incassare

1. Apri la fattura e fai clic su Invia per contrassegnarla come inviata e, facoltativamente, inviarla via email al cliente.
2. Quando arriva un pagamento, fai clic su Registra pagamento e inserisci l'importo.
3. Il saldo diminuisce e lo stato cambia automaticamente in Parziale o Pagata. Un pagamento non supera mai il totale aperto.

Pagamento online (link di pagamento)

Se hai collegato il tuo account Stripe in Integrazioni, puoi far pagare la fattura online. Apri la fattura e fai clic su Genera link di pagamento: il sistema crea un link sicuro per il saldo aperto, nella valuta della fattura. Copia il link oppure invia la fattura via email, che includerà quindi un pulsante Paga ora per il cliente. Quando il cliente paga, la fattura si riconcilia da sola e lo stato cambia in Parziale o Pagata, senza registrazione manuale del pagamento.

Sollecitare gli scaduti (crediti)

1. Usa la scheda Da incassare per vedere tutto ciò che ha ancora un saldo, e la scheda Scaduti per quelli oltre la data di scadenza.
2. Su una fattura scaduta, fai clic su Invia promemoria per inviare un'email al cliente.

Promemoria automatici di scadenza

Oltre al promemoria manuale, il sistema invia promemoria automatici secondo una pianificazione: 3 giorni prima della scadenza, il giorno della scadenza e 7 giorni dopo. Vengono sollecitate solo le fatture inviate, parziali o scadute che hanno ancora un saldo aperto, e ogni passaggio viene inviato una sola volta (al massimo un promemoria al giorno per fattura). Ogni messaggio viene inviato nella lingua del cliente, con l'importo nella valuta della fattura.

Crediti (scaduto per fasce)

La scheda Crediti distribuisce il saldo aperto tra le fasce di scaduto: non ancora scaduto, 0-30, 31-60, 61-90 e oltre 90 giorni, con il totale per valuta e una ripartizione per cliente. È la vista rapida di quanto sta per arrivare e cosa è già in ritardo.

Scaricare il PDF della fattura

Apri una fattura e fai clic su Scarica PDF per generare un documento pronto per la stampa e l'allegato, con il marchio della tua azienda (il nome e il colore impostati nel Portale), i dati del cliente, la tabella delle voci, i totali e il saldo, tutto nella valuta della fattura. Quando invii la fattura via email, lo stesso PDF viene allegato automaticamente, nella lingua del cliente.

Conversione UF → CLP (Cile)

Se fatturi in UF (Unidad de Fomento), il CRM può mostrare automaticamente l'equivalente in pesos cileni (CLP). Quando emetti o calcoli una fattura in UF, viene usato il valore giornaliero ufficiale dell'UF pubblicato dalla Banca Centrale del Cile e quel valore viene congelato sulla fattura: l'equivalente in CLP viene registrato al momento dell'emissione e non cambia successivamente, anche se l'UF varia. È facoltativo e disattivato per impostazione predefinita; un amministratore lo abilita direttamente nella schermata Fatture (il pulsante compare solo per chi fattura in UF).

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