Gruppi, eventi e spazi · blocchi, BEO e agenda oraria
La scheda Gruppi segue i blocchi di camere con data di rilascio e pickup reale. La scheda Eventi mostra gli eventi della struttura, le righe di ricavo e l'ordine di servizio (BEO) congelato alla pubblicazione. La scheda Preventivi emette proposte su tre livelli con il cambio congelato, e la scheda Spazi gestisce l'agenda delle sale per fascia oraria, contando allestimento e smontaggio.
Gruppi: il blocco e il pickup
Un gruppo (matrimonio, congresso, viaggio organizzato) prenota un blocco di camere: una quantità di notti contrattata, un periodo e una data di rilascio. La scheda Gruppi elenca i blocchi della struttura scelta con nome, date, Data di rilascio e situazione (Provvisorio, Definitivo, Annullato, Chiuso). Un blocco provvisorio può diventare definitivo con il pulsante Rendi definitivo, e i blocchi provvisori o definitivi possono essere annullati. Fai clic sul nome del blocco per aprire il Pickup del blocco: quante notti del blocco sono state effettivamente occupate, giorno per giorno. È questo il numero che guarda il commerciale, perché un blocco pieno sulla carta e vuoto nel pickup è ricavo che non arriva. La data di rilascio esiste per restituire all'inventario ciò che il gruppo non ha usato, prima che sia troppo tardi per rivenderlo. L'elenco degli ospiti del blocco (rooming list) e la soglia di attrition si gestiscono tramite l'API del sistema.
Eventi e l'ordine di servizio congelato
La scheda Eventi elenca gli eventi della struttura con nome, date e situazione. Facendo clic sul nome, il dettaglio mostra le Righe di ricavo dell'evento (alloggio, food and beverage, noleggio, audiovisivi e altre categorie, ciascuna con la sua descrizione). Il documento che governa la giornata dell'evento è l'ordine di servizio, il BEO: viene redatto in bozza e, al momento della pubblicazione, viene congelato e distribuito ai reparti (cucina, sala, audiovisivi, ai piani, sicurezza, allestimento), che ne confermano la ricezione. Una modifica successiva alla pubblicazione diventa una nuova versione, mai una modifica della precedente: la cucina e il cliente leggono sempre lo stesso documento. La redazione, la pubblicazione e la conferma per reparto, così come la lista di controllo operativa e il consumo reale dell'evento, si gestiscono tramite l'API del sistema; la schermata mostra le righe di ricavo e l'avviso di congelamento.
Preventivi su tre livelli, con il cambio congelato
La scheda Preventivi elenca le proposte con titolo, situazione (Bozza, Inviata, Accettata, Scaduta, Rifiutata), valuta e la colonna Cambio del, che mostra la data del tasso congelato. Il preventivo si compone in un massimo di tre livelli, Base, Intermedio e Completo, ciascuno con prodotto, date e quantità. All'invio, il tasso di cambio del giorno viene congelato nella proposta: l'importo che l'ospite ha letto è l'importo che onori, anche se la valuta si è mossa nel frattempo. Quando il cliente decide, seleziona il livello nella riga stessa e fai clic su Accetta: l'opzione accettata diventa una prenotazione. La composizione dei livelli e la generazione del PDF della proposta si fanno tramite l'API del sistema; l'ospite può anche accettare il preventivo da solo dal portale dell'ospite.
Spazi: agenda oraria, con allestimento e smontaggio
La scheda Spazi mostra l'agenda di una sala (o di qualsiasi unità di tipo spazio) in un giorno scelto. Ogni impegno compare con l'orario, il titolo e i margini di preparazione nel formato 30 min prima · 45 min dopo. Questo dettaglio è il cuore della scheda: a creare conflitto non è la durata dell'evento, è l'allestimento e lo smontaggio. Uno spazio libero alle 15 con smontaggio fino alle 15:30 non è libero. La verifica dei conflitti considera entrambe le finestre, e due richieste simultanee per lo stesso orario non ottengono mai entrambe la sala: il sistema risolve la contesa in modo sicuro, anche quando le richieste arrivano nello stesso istante. Un impegno in stato di opzione sullo spazio può essere confermato direttamente nella tabella con il pulsante Conferma.