Ospite 360 e portale · profilo unico, allergie e link magico
Ogni ospite ha un profilo unico che riconosce la stessa persona nelle prenotazioni da sito, agenzia e OTA, con unione reversibile e indirizzo mascherato trattato per quello che è. Allergie e preferenze viaggiano con la prenotazione e vengono confermate da ogni reparto. Al portale dell'ospite si entra con un link magico inviato all'indirizzo certo, e la fedeltà collega l'ospite al programma a punti della struttura.
Un ospite, un profilo
La stessa persona prenota dal tuo sito, tramite un'agenzia e tramite una OTA, e in molti sistemi diventa tre anagrafiche. Qui il profilo è unico: quando un ospite viene acquisito, il sistema cerca un duplicato tra gli identificativi (e-mail, telefono, documento) prima di crearne uno nuovo, e registra da dove è arrivato ciascun identificativo. Quando due profili sono davvero la stessa persona, l'unione mette tutto insieme e si può disfare più avanti, perché un'unione sbagliata capita e non può essere una porta senza ritorno. L'indirizzo di inoltro generato dalle OTA viene riconosciuto come mascherato: compare nel profilo per quello che è, non crea mai un ospite fantasma e non serve mai come accesso al portale.
Allergie e preferenze arrivano a chi serve
Le preferenze e le restrizioni dell'ospite hanno una categoria e una gravità, e quelle critiche viaggiano con la prenotazione: al momento della registrazione indichi i reparti che devono saperlo (cucina, ai piani, sala), e ogni reparto conferma di aver ricevuto l'informazione. Il dato non si perde in un campo note: esiste un elenco di propagazioni in sospeso finché tutti non hanno confermato. L'allergia è un dato sanitario e viene trattata con quel peso: resta mascherata nella lettura ordinaria, e rivelarne il dettaglio è un atto registrato con tanto di tracciato, non una consultazione casuale. Quel dato non viene mai inviato a un provider di IA: il briefing della verticale rifiuta di comporre qualsiasi testo con dati a livello di persona.
Il portale dell'ospite: entrare con un link magico
- L'ospite riceve l'indirizzo del portale nell'e-mail di conferma o in un QR al check-in.
- Nella schermata di accesso digita l'e-mail usata nella prenotazione e chiede il link di accesso.
- Se l'e-mail è un identificativo certo del profilo (un indirizzo mascherato di OTA non riceve mai il link), arriva un messaggio con il pulsante di ingresso. Il link vale 30 minuti.
- Dentro il portale l'ospite vede le proprie prenotazioni (con la struttura e le date) e i preventivi che gli sono stati inviati, e può accettare il livello di preventivo che preferisce, senza telefonare al ricevimento.
La risposta alla richiesta del link è sempre la stessa, che l'e-mail esista o no: il portale non conferma a un curioso se un indirizzo è cliente della struttura. E la sessione riconvalida l'e-mail a ogni accesso: se il ricevimento rimuove o disattiva l'identificativo, l'accesso decade all'istante. Non c'è alcuna password da far trapelare né alcun account che l'ospite debba gestire.
Fedeltà: il programma della struttura, non un secondo programma
La scheda Fedeltà della schermata Ospitalità mostra, per l'ospite scelto nel selettore, i Punti e il Livello nel programma fedeltà che la tua organizzazione ha già nel CRM. Se l'ospite non partecipa ancora, il pulsante Iscrivi al programma lo iscrive all'istante. La verticale non crea un programma parallelo di punti alberghieri: collega l'ospite al programma esistente, per non far nascere un secondo saldo che poi qualcuno dovrebbe riconciliare. L'accredito dei punti per soggiorno avviene tramite l'API del sistema, tipicamente alla chiusura della permanenza.
Quando l'ospite chiede di essere dimenticato
L'interessato può ottenere l'esportazione dei propri dati e può essere cancellato dagli archivi degli ospiti. La cancellazione richiede un motivo e restituisce il resoconto di ciò che è stato fatto: profilo, identificativi e dati sanitari vengono cancellati; prenotazioni e preventivi restano senza identificare nessuno, perché sostengono occupazione e contabilità; un documento firmato resta come prova e perde soltanto il collegamento con il profilo cancellato. Ciò che viene conservato per obbligo di legge compare in elenco con il relativo motivo.