Administration

運用とガバナンス

本稼働後:監査、設定変更のガバナンス、全社的なガバナンス、RBAC、データ保持によってアカウントを健全に保つ方法。

チームが本稼働に入ると、管理者の役割は「設定する」ことから「統治する」ことへと移ります。アクセス権限が正しい状態に保たれていること、設定変更が追跡可能であること、そしてデータが組織のルールに従っていることを確認する仕事です。

監査ログ

「設定」→「監査」で、誰が・いつ・何をしたかを確認できます。レコードの作成、変更、削除に加え、機微な変更も対象です。この記録は読み取り専用(追記のみ)であり、調査や定期レビューにおける事実の拠り所となります。

本番環境で稼働中のCRMの設定を変更するのはリスクを伴います。「設定」→「変更履歴」で設定変更の履歴を追跡でき、利用可能な場合は、機微な変更を適用する前に承認を必須にできます。設定はコードと同じように、レビュー・承認・記録を行う対象として扱いましょう。

「設定」→「全社ガバナンス」では、アカウント全体に適用されるポリシーを定義します。命名規則、全社共通の必須項目、各チームが回避できない制限やルールなどです。ここは管理者がトップダウンで一貫性を担保する場所です。

アクセス権限は時間とともに劣化します。人は役割を変え、退職し、入社します。ロール(「設定」→「ロールと権限」)とユーザー(「設定」→「ユーザー」)を定期的に見直してください。退職者は必ず「無効化」し(履歴を残す必要があるため削除はしません)、役割が変わった人はロールを再調整します。

データをどのくらいの期間保持するか、古いレコードをどう扱うかを定義します。保持ポリシーをプライバシーツール(「設定」→「プライバシー」)と組み合わせることで、法的要件を満たし、不要なデータを保持し続けるリスクを減らせます。

💡 ガバナンスはカレンダーに組み込みましょう。四半期に一度、30分のレビューを行うだけで、古くなったアクセス権限や孤立したデータが静かに蓄積するのを防げます。