管理者ガイド:最初のステップ
ゼロの状態からチームが使える状態まで:組織、通貨、ユーザー、権限ロール、オブジェクト/フィールド、最初の自動化を、正しい順序で設定します。
このガイドは、アカウントを管理する方(組織の運用担当者)向けであり、エンドユーザー向けではありません。チームが日々の業務でCRMを使える状態にするために進める「設定」画面を、推奨される順序で解説します。
基本原則:人を招待する「前」に基盤(組織、通貨、権限)を整えてください。そうすることで、誰も中途半端な状態のアカウントに入ることなく、全ユーザーが最初から正しいロールとビューでスタートできます。
1. 組織情報と通貨
「設定」→「組織」から始めます。名前、タイムゾーン、デフォルト言語、ロゴを設定します。次に「設定」→「通貨と組織データ」で基準通貨を設定します。これは商談金額、価格表、レポートに適用されます。通貨は構造的な決定事項です。データを取り込む前に正しく設定してください。
- 組織データ(名前、タイムゾーン、デフォルト言語)を入力します。
- 基準通貨と数値の書式を設定します。
- 複数拠点で運用している場合は「設定」→「拠点」に登録し、必要であれば「設定」→「税金」で税設定も行います。
2. 権限ロール(ユーザー登録の前に)
「設定」→「ロールと権限」で、各タイプの担当者が閲覧・操作できる内容を定義します(RBAC)。あなたの業務に合わせたロール(例:営業担当、マネージャー、SDR、閲覧のみ)を作成し、オブジェクトごと・フィールドごとの権限と、閲覧範囲(自分のレコードのみ、チームのレコード、または全レコード)を調整します。
3. ユーザーと組織構造
ロールの準備ができたら、「設定」→「ユーザー」で人を招待し、その時点で正しいロールを割り当てます。次に「設定」→「チーム」および「設定」→「テリトリー」で階層構造を整理します。これは閲覧範囲、目標、リード配分に反映されます。
4. オブジェクト、フィールド、レイアウト
CRMには標準オブジェクト(リード、連絡先、会社、商談、アクティビティ)が最初から用意されています。「設定」→「オブジェクト」および「設定」→「フィールド」で、あなたの業務に合わせて調整します(カスタムフィールドの作成、選択肢リスト、必須項目の設定など)。画面の構成は「設定」→「レイアウト」で調整します。
5. プロセス:パイプライン、ルール、自動化
「設定」→「パイプライン」でファネルの各ステージを定義します。次に「設定」→「自動化」(イベントによって発動するアクション)、「設定」→「ルール」(割り当て/ルーティング)、「設定」→「検証」(不整合なデータの防止)で、繰り返し発生する作業を自動化します。
- ファネル(各ステージと前進の条件)を設計します。
- タスク、通知、フィールド更新のための自動化を作成します。
- データ品質を守るための検証ルールを追加します。