顧客ポータル · アカウントのリンク、ブランド、モジュール、ページ
顧客ポータルは、取引先がチケット、導入の進捗、ナレッジベースを確認できる社外向けの画面です。会社のレコードから署名つきリンクをその場で発行し、「設定」でブランド、色、モジュール、ページ、メニューを整え、必要になればリンクを無効化または再発行できます。
顧客ポータルは、外に向けて開く窓です。取引先が自社のチケット、導入の進み具合、ナレッジベースを、CRM へのアクセス権なしに見られるアドレスです。同じポータルに 2 つの入口があるので、設定の前に違いを押さえておく価値があります。
- アカウントのリンク: 会社のレコードでコピーして顧客に送る、署名つきのアドレスです。リンクを持っている人が、そのアカウントのページを参照専用で見られます。
- メールによるアクセス: 問い合わせをした本人が自分のメールアドレスでログインし、アクセスリンクを受け取ります。自分が起票したチケットを閲覧し、返信し、再オープンできるようになります。この方法には、ログインしてチケットを追跡する専用の記事があります。
アカウントのリンクを発行して送る
- CRM で会社のレコードを開きます。
- レコードに表示されている「ポータルのリンク」をコピーし、メールやメッセージで顧客に送ります。
- すでに送ったものを無効にする必要がある場合は、「リンクを再発行」を使います。そのアカウントの過去のリンクはその場ですべて機能しなくなり、新しいリンクが発行されます。
リンクはアカウントごとに署名され、有効期間は 60 日で、無効化できます。表示されるのはその会社のデータだけで、顧客どうしが混ざることは決してありません。再発行には設定を管理する権限が必要です。
- アカウントのチケット。件名、状況、優先度が並び、未解決の件数が目立つ形で表示されます。
- アカウントの導入（オンボーディング）の状況。進捗の割合がある場合はそれも表示されます。
- サクセスプランがある場合はその内容。表題、状況、目標、活用ケースです。約束した価値や提供した価値といった社内の数値が表示されることはありません。
- 公開ナレッジベースへのアクセス。
Example: アウロラ製パン店がメールでポータルのリンクを受け取ります。開くと、未解決のチケットが 2 件、導入が 60%、サクセスプランの目標が 4 件表示されます。契約金額、原価、社内メモがページに出ることはありません。
ブランド
- 「設定 · 顧客ポータル」を開きます。
- ポータル上部に表示する名称と、必要であればロゴのアドレスを入力します。
- メインの色を選びます。ポータルの見出し、リンク、ボタンの色になります。
- 任意で、アクセス画面の表題とあいさつ文を設定します。
モジュール
ポータルに表示するものを有効・無効にできます。ナレッジベース、自分のチケット、お知らせ、ドキュメントです。モジュールを無効にすると、それが隠れるだけです。社内のデータが公開されることはなく、チケットは引き続き、アカウントまたはログインした人のメールアドレスで絞り込まれます。
ページとメニュー
- 「ページ」で「ページを追加」をクリックし、表題を付けます。
- ブロックを追加します。自由記述のテキスト、ナレッジベースのカテゴリ（そのカテゴリの記事が一覧表示されます）、リンクが使えます。
- 「メニュー」で、ポータル上部に表示する項目を追加します。自分のチケット、ナレッジベース、自作のページ、外部リンクを指定できます。
- 「保存」をクリックし、「リンクをコピー」または「ポータルを開く」で結果を確認します。
ページは最大 30 件、1 ページにつきブロックは最大 30 個まで作成できます。ポータルの設定には、設定を管理する権限が必要です。
よくある質問
- まだ何も設定していません。その場合、ポータルは既定の見た目を使います。保存した時点から、御社のブランドと選んだモジュールが適用され、すでに送ったリンクが壊れることはありません。
- 顧客はアカウントのリンクから返信できますか。できません。この経路は参照専用です。返信やチケットの再オープンには、メールによるアクセスでログインする必要があります。
- 誤った相手にリンクを送ってしまいました。会社のレコードで「リンクを再発行」を使ってください。古いアドレスはただちに機能しなくなります。
- ポータルのページを削除すると、メニューからも消えますか。存在しないページを指すメニュー項目は、どこにも移動しなくなります。ページを削除したらメニューを見直してください。