レポートのスケジュール配信
選んだ頻度で、CRMの概要または保存済みレポートの結果を、見る必要がある人のメールに自動で届けます。保存済みレポートは、本文に表が入り、表計算ソフトで開けるファイルが添付されます。
システムの中にしか存在しないレポートは、誰かが開くのを覚えていることに依存します。スケジュール配信のレポートはこれを逆にします。数字のほうが人のところへ行きます。何を、どの頻度で、誰に送るかを選べば、あとはシステムが引き受けます。
スケジュールを作成する
- 設定を開き、データとレポートのグループに進みます。
- スケジュール配信レポートをクリックします。
- 名前には、メールの件名で見分けがつくものを書きます。例えば、週次の営業サマリーのようにします。
- 頻度を選びます。日次、週次、月次のいずれかです。
- 宛先には、メールアドレスをカンマ区切りで入力します。
- レポートでは、CRMの概要(既定)のままにするか、保存済みレポートを選びます。
- スケジュールを作成をクリックします。
選べる2種類の内容
- CRMの概要: 未完了の商談の件数、未完了の合計金額、今日が期限または期限超過のタスクの件数をまとめた短い全体像に、ダッシュボードを開くリンクが付きます。未完了の金額は通貨ごとに合計してから組織の通貨に換算されるため、複数通貨の運用でも数字が混ざることはありません。
- 保存済みレポート: レポートの実際の結果が、合計行つきの表としてメール本文に描画され、同じデータの添付ファイルが2つ付きます。1つはCSV、もう1つは表計算ファイルで、分析を続けたい方のためのものです。
Example: 役員が毎週月曜に営業担当別の受注合計を見たいと考えています。彼女はレポートの画面でそのレポートを保存し、スケジュール配信レポートに戻って、営業担当別の受注というスケジュールを、頻度は週次、宛先はkeiei@example.co.jpとeigyo@example.co.jpで作成し、一覧から保存済みレポートを選びます。翌週から、CSVを添付した表がそのまま届くようになります。
最初のメールが届くタイミング
最初の配信は、保存した瞬間ではなく、1サイクルが完了した後に行われます。今日作成した週次のスケジュールは7日後に配信され、月次のものは翌月に配信されます。配信のたびに、システムが次回を自動で予約し直します。
一時停止、再開、削除
一覧の各スケジュールには、有効と一時停止を切り替えるチェックボックスがあります。一時停止の間は何も送られず、後でまとめて送られることもありません。削除のボタンはスケジュールを完全に取り除きます。メールのフッターにも、どこで配信を止められるかが記載されています。
誰が操作できるか
スケジュールの作成に管理者である必要はありません。CRMへの書き込み権限があれば十分です。その代わり、各スケジュールは作成した人のものです。一覧には自分のものだけが表示され、一時停止や削除も自分のものにだけ有効です。退職した同僚のスケジュールから配信が届き続けている場合は、アクセスを管理する担当者がそのユーザーを処理する必要があります。
よくある疑問
- 宛先は何件まで入れられますか。1つのスケジュールにつき20件までです。
- 選んだ保存済みレポートが削除された場合、配信は続きますが、黙って失敗する代わりに、レポートの代わりにCRMの概要が送られます。
- メールはどの言語で届きますか。表のラベルは、スケジュールを作成した人の言語に従います。
- 金額に通貨記号が付いていません。保存済みレポートでは、集計が件数や数量のこともあるため、数字は意図的に通貨なしで送られます。概要の未完了金額のほうは、金額として書式が整えられます。
- メールが届きません。スケジュールが有効になっているか、アドレスが正しいか、迷惑メールフォルダを確認してください。1件の配信失敗が他のスケジュールを止めたり、次回のサイクルを取り消したりすることはありません。