Täglicher Einsatz

Kommentare und Erwähnungen (@) in Datensätzen

Sprechen Sie mit dem Team direkt im Datensatz: Antworten Sie im Thread, reagieren Sie, erwähnen Sie Kolleginnen und Kollegen mit @, lösen Sie Diskussionen und wandeln Sie einen Kommentar in eine Aufgabe um.

Jeder Datensatz (Kontakt, Unternehmen, Opportunity, Ticket…) hat einen Bereich Kommentare, unterhalb der Chronik der Aktivitäten. Dort spricht das Team über diesen Kunden oder dieses Geschäft, getrennt von den Aktivitäten und Aufgaben.

Kommentieren

Schreiben Sie in das Kommentarfeld und klicken Sie auf "Kommentar".
Der Kommentar erscheint mit Ihrem Namen und der Uhrzeit, in chronologischer Reihenfolge.
Um einen eigenen Kommentar zu entfernen, verwenden Sie "Löschen" (Administratoren können jeden Kommentar entfernen).

💡 Anheften (📌): Klicken Sie bei einem Kommentar auf die Nadel, um ihn oben in der Unterhaltung festzuhalten. Ideal für eine wichtige Anweisung oder eine Zusammenfassung, die alle sehen müssen. Ein erneuter Klick löst die Anheftung.

💡 Dateien anhängen: Verwenden Sie "📎 Anhängen" im Kommentarfeld, um Dateien zu senden (Vertrag, Screenshot, Tabelle…). Sie bleiben mit diesem Kommentar verknüpft und erscheinen als Links zum Herunterladen, getrennt von den Anhängen im Bereich "Dateien" des Datensatzes.

Eine Kollegin oder einen Kollegen erwähnen (@)

Tippen Sie @ und beginnen Sie, den Namen zu schreiben: Es erscheint eine Liste von Kolleginnen und Kollegen. Wählen Sie eine Person aus, um sie zu erwähnen. Die erwähnte Person erhält eine Benachrichtigung (in der Glocke) mit einem direkten Link zum Datensatz.

Example: "@Ana Souza kannst du dieses Follow-up übernehmen? Der Kunde hat um Rückmeldung bis Freitag gebeten." → Ana erhält die Benachrichtigung sofort.

💡 Die Erwähnung benachrichtigt nur aktive Kolleginnen und Kollegen. Kommentare folgen den Zugriffsrechten: Wer den Datensatz sehen darf, sieht auch dessen Kommentare.

Im Thread antworten

Verwenden Sie "↩ Antworten" bei einem Kommentar, um direkt darauf zu antworten: Die Antwort erscheint eingerückt und beim ursprünglichen Kommentar gruppiert, sodass die Unterhaltung geordnet bleibt. Die Person, die den Kommentar geschrieben hat, wird über die Antwort benachrichtigt.

Reagieren

Fahren Sie mit der Maus über "☺+" und wählen Sie ein Emoji (👍 ❤️ 🎉 ✅ 👀 🙏), um auf einen Kommentar zu reagieren, ohne etwas zu schreiben. Ein erneuter Klick auf Ihre Reaktion entfernt sie. Die Reaktionen erscheinen gruppiert mit der Anzahl.

Typ des Kommentars

Wählen Sie beim Kommentieren den Typ: 💬 Kommentar, ❓ Frage, ✅ Entscheidung oder ⏳ Offen. Der Typ erscheint als Tag und hilft dem Team beim späteren Filtern (zum Beispiel, um alle Entscheidungen zu finden, die in diesem Geschäft getroffen wurden).

Eine Diskussion lösen

Ist ein Punkt erledigt, markieren Sie den Kommentar als gelöst (✔). Er wird abgeblendet dargestellt und trägt das Kennzeichen "Gelöst". Öffnen Sie ihn wieder (↩), falls er erneut aufkommt. Ideal für Fragen und offene Punkte.

In eine Aufgabe umwandeln

Verwenden Sie "✚" bei einem Kommentar, um ihn in eine zuweisbare Aufgabe (oder ein Follow-up) zu verwandeln, ohne den Kontext zu verlieren: Die Aufgabe entsteht verknüpft mit dem Datensatz und mit dem Ursprungskommentar.

Folgen oder stummschalten

Oben im Bereich sorgt "🔕 Folgen" dafür, dass Sie Benachrichtigungen über neue Kommentare in diesem Datensatz erhalten, auch ohne erwähnt zu werden. Wer kommentiert, folgt automatisch. Mit "🔇 Stummschalten" hören die Hinweise zu dieser Diskussion auf, ohne dass Sie ihr aufhören zu folgen.

Die Diskussion per KI zusammenfassen

Wird die Unterhaltung lang, verwenden Sie "✨ Zusammenfassen" oben im Bereich: Die KI liest die Kommentare und liefert eine kurze Zusammenfassung mit Kernpunkten, Entscheidungen, offenen Fragen und nächsten Schritten. Die Zusammenfassung stützt sich ausschließlich auf das Geschriebene (sie erfindet nichts). Setzt das aktive Modul Zusammenarbeit voraus.

Seite Diskussionen

Im Menü Zusammenarbeit führt "Diskussionen" an einer einzigen Stelle Ihre offenen Erwähnungen, die ungelösten Diskussionen (Fragen und offene Punkte) und eine Abkürzung zu den ausstehenden Freigaben zusammen. Das ist Ihr täglicher Startpunkt, damit nichts liegen bleibt, was eine Antwort braucht.

Deal-Team (War Room)

In der Opportunity oder im Kundenkonto versammelt der Bereich "Deal-Team" die Kolleginnen und Kollegen, die an diesem Geschäft arbeiten, zusätzlich zur verantwortlichen Person: Mitverantwortlicher, SDR, Pre-Sales, CSM, Executive Sponsor. Jedes hinzugefügte Mitglied erhält eine Benachrichtigung. Zusammen mit den Kommentaren und der vereinheitlichten Chronik auf demselben Bildschirm entsteht so der War Room des Geschäfts. Das ist etwas anderes als das Buying Center, in dem die Kontakte auf Kundenseite zusammenkommen.

💡 Aktivieren Sie das Modul unter Einstellungen → Zusammenarbeit, um die vereinheitlichte Chronik, die Follower, die KI-Zusammenfassung und die Seite Diskussionen freizuschalten.

💡 Lieber eine Zusammenfassung statt einzelner E-Mails? Unter Einstellungen → Benachrichtigungen kann die "Zusammenfassung per E-Mail (Digest)" täglich oder wöchentlich erfolgen: Sie erhalten eine einzige E-Mail mit den ungelesenen Benachrichtigungen des Zeitraums (Erwähnungen, neue Kommentare in Datensätzen, denen Sie folgen, und so weiter). Standard: ausgeschaltet.

Externe Identitäten (Portale)

Unter Einstellungen → Zusammenarbeit ist "Externe Identitäten" das zentrale Verzeichnis derjenigen, die von außen an Ihren Portalen teilnehmen (Partner, Lieferanten, Kunden, Lieferung). Mit "Alle synchronisieren" importieren Sie aus den Partnern (Liste zugelassener E-Mail-Adressen) und aus den Lieferanten (Kontakt-E-Mail). Sie können den Zugang einer Identität jederzeit widerrufen. Das ist die Grundlage für die kontrollierten externen Kommentare.

Kontrollierte externe Kommentare

Jeder Kommentar hat ein Publikum: intern (nur das Team, Standard) oder 🌐 extern (für den externen Teilnehmer im Portal sichtbar). Setzen Sie beim Kommentieren den Haken "Im Portal sichtbar", oder verwenden Sie die Schaltfläche 🌐/🔒 an einem Kommentar, um zwischen beiden zu wechseln. Ihre internen Notizen dringen nie nach außen. Antwortet der externe Teilnehmer, werden die internen Follower des Datensatzes benachrichtigt.

Im Portal des LIEFERANTEN (signierter Link) sieht der Lieferant eine "Unterhaltung mit dem Team" mit den als extern markierten Kommentaren im Datensatz seines Unternehmens und kann dort direkt antworten, ein Kanal, den es zuvor nicht gab. Der Zugang läuft über denselben sicheren Portallink; wird der Link neu erzeugt, endet der Zugang. In den Portalen für Partner und Kunden findet die Unterhaltung bereits über die eigenen Kanäle statt (Registrierung des Geschäfts und Antworten im Ticket).

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