Wiederkehrende Verträge und automatische Verlängerung
Schalten Sie im Vertragsdatensatz die Automatische Verlängerung ein und wählen Sie den Turnus: monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich. Läuft die Laufzeit ab, schiebt der tägliche Lauf Beginn und Ende von selbst auf die nächste Periode und benachrichtigt die zuständige Person. Ohne festgelegten Turnus erzeugt der Vertrag lediglich den Verlängerungshinweis.
Ein Vertrag, der sich in der Wirklichkeit von selbst verlängert, muss sich auch im CRM von selbst verlängern. Schiebt niemand die Daten weiter, bleibt der Datensatz abgelaufen, verschwindet aus den Filtern der aktiven Verträge, verschwindet aus der Umsatzrechnung, und die gesamte Datenbasis verliert an Verlässlichkeit. Die automatische Verlängerung löst das, indem sie die Laufzeit stets in der laufenden Periode hält.
Die Felder, die das Verhalten bestimmen
Öffnen Sie Vertrieb, Verträge und den gewünschten Datensatz. Drei Felder legen fest, was beim Ablauf geschieht:
- Status: muss auf Aktiv stehen. Entwurf, Abgelaufen, Storniert und Verlängert werden nicht weitergeschoben.
- Automatische Verlängerung: das Kästchen, das das automatische Weiterschieben einschaltet.
- Turnus: Keiner, Monatlich, Quartalsweise, Halbjährlich oder Jährlich. Der Standard eines neuen Vertrags ist Jährlich.
- Ende: das Datum, das die aktuelle Laufzeit abschließt. Von ihm ausgehend wird die nächste Periode berechnet.
- Verlängerungsdatum: das nächste Datum für Verlängerung oder Überprüfung, das im Hinweis verwendet wird.
Was der tägliche Lauf tut
- Er sucht Verträge mit Status Aktiv, gesetzter Automatischer Verlängerung, einem Turnus ungleich Keiner und einem bereits abgelaufenen Ende.
- Er berechnet die neue Periode: der neue Beginn wird zum alten Ende, und das neue Ende erhält den Abstand des Turnus. Der Tag bleibt erhalten und wird in kürzeren Monaten auf den letzten Tag des Monats angepasst.
- War der Vertrag über mehrere Perioden hinweg abgelaufen, schiebt er so oft weiter, bis die Laufzeit wieder in der Gegenwart liegt, in einem einzigen Durchgang.
- Er schreibt Beginn, Ende und Verlängerungsdatum in den Datensatz.
- Er benachrichtigt die für den Vertrag zuständige Person über das neue Enddatum.
Parallel dazu gibt es den Verlängerungshinweis: aktive Verträge, deren Verlängerungsdatum, oder deren Ende, wenn dieses Feld leer ist, in die nächsten 30 Tage fällt, erzeugen eine Benachrichtigung an die zuständige Person. Dieser Hinweis gilt auch für Verträge ohne Turnus.
Grenzen und Berechtigungen
- Die Verlängerung schiebt die Daten weiter. Sie ändert den Vertragswert nicht, wendet keine Preisanpassung an, erzeugt keine Rechnung und legt keinen neuen Vertragsdatensatz an.
- Das Weiterschieben ist idempotent: jeder Vertrag wird einmal pro Zyklus verlängert und nicht jeden Tag erneut.
- Ein Vertrag ohne zuständige Person wird weitergeschoben, aber niemand erhält die Benachrichtigung.
- Ein Vertrag mit dem Turnus Keiner wird nie weitergeschoben: er erzeugt nur den Verlängerungshinweis.
- Wer die Felder des Vertrags bearbeiten darf, hängt von der Berechtigung der Rolle auf dem Objekt Verträge ab, die die administrierende Person festlegt.
Häufige Fragen
- Die Kundin hat gekündigt. Wie stoppe ich die Verlängerung? Setzen Sie den Status auf Storniert oder nehmen Sie das Häkchen bei Automatische Verlängerung weg. Eines von beiden genügt.
- Ich brauche die Historie der vorherigen Perioden. Der Datensatz führt die laufende Laufzeit. Wenn Sie die Vertragshistorie Periode für Periode brauchen, legen Sie einen Vertrag pro Periode an, statt das automatische Weiterschieben zu nutzen.
- Der Vertrag ist gestern abgelaufen und hat sich noch nicht verlängert. Der Lauf findet einmal am Tag statt. Warten Sie den nächsten Zyklus ab.
- Der Vertrag hat mehrere Jahre auf einmal übersprungen. Das ist das erwartete Verhalten für einen lange vergessenen Vertrag: er wird direkt in die laufende Periode geführt, ohne eine Flut von Benachrichtigungen zu erzeugen.
- Ich habe den Verlängerungshinweis und die automatische Verlängerung erhalten. Das sind zwei verschiedene Meldungen: eine vor dem Ablauf, eine als Bestätigung des Weiterschiebens.