Abhängigkeiten zwischen Aufgaben
Eine Aufgabe kann von einer anderen abhängen: Solange die erste nicht erledigt ist, weigert sich das System, die zweite abzuschließen, und nennt den Grund. Das erzwingt die Reihenfolge eines Ablaufs, etwa kein Angebot zu senden, bevor die Anforderungen erhoben sind, ohne sich auf jemandes Gedächtnis zu verlassen.
Eine Checkliste erzwingt keine Reihenfolge: Wer es eilig hat, hakt die letzte Zeile zuerst ab. Wenn die Reihenfolge wirklich zählt, löst die Abhängigkeit das Problem, denn sie ist keine Erinnerung, sondern eine Sperre. Die abhängige Aufgabe lässt sich schlicht nicht vor der Zeit abschließen, und das System sagt warum.
Eine Aufgabe anlegen, die von einer anderen abhängt
- Öffnen Sie Aktivitäten oder den Reiter Aktivitäten eines Datensatzes.
- Füllen Sie im Formular für eine neue Aktivität wie gewohnt Betreff, Typ, Fälligkeit und Verantwortlich aus.
- Wählen Sie im Feld Hängt ab von die Aufgabe, die zuvor erledigt sein muss. Die Liste zeigt die offenen Aufgaben, die gerade sichtbar sind.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
Das Feld ist bereits mit der Option keine Abhängigkeit vorbelegt, was der Normalfall ist: Die meisten Aufgaben hängen von nichts ab. Jede Aufgabe verweist auf genau eine vorhergehende Aufgabe; für eine längere Kette verketten Sie jeweils zwei.
Wie die Sperre wirkt
- Beim Versuch, die blockierte Aufgabe abzuschließen, weigert sich das System und zeigt den Hinweis: Diese Aufgabe hängt von einer anderen ab, die noch nicht erledigt ist.
- Die Sperre gilt auf allen drei Wegen: als erledigt abhaken in der Liste, die Aufgabe bearbeiten und den Status ändern, oder die Aufgabe gleich als erledigt anlegen.
- Sobald die Aufgabe, von der sie abhängt, erledigt ist, ist die Aufgabe frei und lässt sich normal abschließen.
- Öffnen Sie die vorhergehende Aufgabe wieder, ist die abhängige erneut gesperrt.
- Die vorhergehende Aufgabe abzuschließen schließt die abhängige weder ab noch meldet es sich; sie ist lediglich nicht mehr gesperrt.
Zusammenspiel mit dem Rest
- Nachdem Sie eine Projektvorlage auf einen Datensatz angewandt haben, verbinden Sie die erzeugten Aufgaben über Hängt ab von, um aus der Liste eine verbindliche Reihenfolge zu machen.
- Die Zeitleiste zeigt dieselben Aufgaben nach Fälligkeitsdatum verteilt, was hilft zu sehen, ob die logische Reihenfolge zur Reihenfolge der Termine passt.
- Brauchen Sie ein Projekt mit vielen Abhängigkeiten zwischen Vorgängen, Teilvorgängen und Verantwortlichen, ist das Modul Projekte der richtige Ort.
Berechtigungen und Grenzen
- Aufgaben anzulegen und zu bearbeiten erfordert Schreibzugriff auf Aktivitäten.
- Die Liste im Feld Hängt ab von zeigt die offenen Aufgaben, die in diesem Moment auf der Seite geladen sind. Fehlt die gewünschte Aufgabe, passen Sie vor dem Anlegen den Filter der Liste an.
- Eine Aufgabe verweist auf genau eine vorhergehende Aufgabe; eine mehrfache Abhängigkeit gibt es auf dieser Seite nicht.
- Die Abhängigkeit sperrt den Abschluss, nicht die Bearbeitung: Frist, Verantwortliche und Notizen lassen sich jederzeit ändern.
- Die Aufgabe zu löschen, von der eine andere abhängt, gibt die abhängige frei.
Häufige Fragen
- Muss ich wirklich in dieser Reihenfolge abschließen? Ergibt die Abhängigkeit keinen Sinn mehr, öffnen Sie die Aufgabe und stellen das Feld Hängt ab von auf die Option keine Abhängigkeit zurück.
- Meldet sich die gesperrte Aufgabe bei der verantwortlichen Person, sobald sie frei wird? Es gibt keine automatische Meldung über die Freigabe. Stimmen Sie den Ablauf über die Fälligkeitstermine ab.
- Kann eine Aufgabe von zwei anderen abhängen? In diesem Feld nicht. Verketten Sie sie in Reihe oder nutzen Sie das Modul Projekte.