Täglicher Einsatz

Dubletten und das Zusammenführen von Datensätzen

Mit der Zeit landet derselbe Kunde zweimal im System, durch Import, über ein Formular und durch manuelle Erfassung. Die Seite Dubletten gruppiert die Datensätze, die denselben Schlüssel teilen, und erlaubt, alles zu einem einzigen Datensatz zu vereinen, wobei leere Felder aus den Doppelten übernommen und Aktivitäten und Verknüpfungen umgehängt werden. Das Zusammenführen lässt sich nicht rückgängig machen, also lohnt sich ein Blick vorher.

Ein Bestand mit Dubletten verdirbt alles, was danach kommt: Der Bericht zählt doppelt, die Kampagne verschickt zwei E-Mails, und das letzte Gespräch landet in der falschen Akte. Die Seite Dubletten gibt es, damit Sie das gebündelt lösen, ohne Historie zu verlieren: Der verbleibende Datensatz erbt, was ihm fehlte, und erhält alle Aktivitäten und Verknüpfungen der Doppelten.

So öffnen Sie sie

Öffnen Sie die Liste des Objekts, zum Beispiel Kontakte.
Klicken Sie im Menü Mehr oben auf der Seite auf Dubletten.
Die Seite nennt direkt unter dem Titel, nach welchem Feld die Datensätze gruppiert wurden.

Es gibt einen zweiten Weg: In den Einstellungen zeigt die Seite zur Datenqualität für jedes Objekt, wie viele Dublettengruppen es hat, und die Zahl ist ein Link auf genau diese Seite.

Nach welchem Feld das System gruppiert

Hat das Objekt ein E-Mail-Feld, ist es der Schlüssel. Das gilt für Kontakte und Leads.
Hat es keine E-Mail, ist das Namensfeld der Schlüssel. Das gilt für Unternehmen.
Hat es weder das eine noch das andere, gilt das erste Textfeld des Objekts.
Bei Produkten ist der Code der Schlüssel, denn derselbe Code ist die Identität im Katalog, und der Name kann sich zwischen Varianten wiederholen.
Der Vergleich ignoriert Groß- und Kleinschreibung sowie Leerzeichen an den Rändern. Ein leerer Wert bildet nie eine Gruppe.
Hat das Objekt kein Feld, das als Schlüssel taugt, weist die Seite darauf hin, statt Gruppen zu zeigen.

Zusammenführen

In jeder Gruppe zeigt die Kopfzeile den Wert, der die Datensätze zusammengebracht hat, und deren Anzahl.
Markieren Sie in der Liste, welcher Datensatz der Hauptdatensatz wird. Er ist der, der bleibt.
Prüfen Sie die übrigen: Sie alle werden in den Hauptdatensatz zusammengeführt.
Klicken Sie auf In den ausgewählten zusammenführen.
Die Gruppe wird durch die Bestätigung ersetzt, wie viele Datensätze zusammengeführt wurden.

Was beim Zusammenführen geschieht

Der Hauptdatensatz behält alle Werte, die er bereits hatte: Nichts von ihm wird überschrieben.
Jedes leere Feld des Hauptdatensatzes wird mit dem Wert der ersten Dublette gefüllt, bei der dieses Feld belegt ist.
Alle mit den Dubletten verknüpften Aktivitäten zeigen danach auf den Hauptdatensatz.
Jedes Verknüpfungsfeld in jedem Objekt, das auf eine Dublette zeigte, zeigt danach auf den Hauptdatensatz.
Die doppelten Datensätze werden endgültig entfernt. Sie wandern nicht in den Papierkorb und lassen sich nicht wiederherstellen.

Example: Bei Lumen Ingenieurbau öffnete die Analystin Kontakte und klickte auf Dubletten. Oben stand Gruppiert nach E-Mail. Eine Gruppe enthielt drei Kontaktakten zu kontakt@paulista-bau.com: eine mit Telefon und Position, eine nur mit Namen und eine dritte mit leerer Position, aber mit vier erfassten Aktivitäten. Sie wählte die vollständigste Akte als Hauptdatensatz und klickte auf In den ausgewählten zusammenführen. Der Hauptdatensatz erhielt die zuvor leere Position und die vier Aktivitäten der dritten Akte, und die anderen beiden verschwanden.

Berechtigungen und Grenzen

Um die Gruppen zu sehen, braucht es Leserecht am Objekt; zum Zusammenführen Schreibrecht.
Die Suche berücksichtigt die fünftausend jüngsten Datensätze des Objekts. Bei größeren Beständen arbeiten Sie in Runden und wiederholen den Lauf nach dem Bereinigen.
Die Gruppen mit den meisten Dubletten erscheinen zuerst.
Das Zusammenführen hat kein Rückgängig. Prüfen Sie den Hauptdatensatz vor dem Klick.
Arbeitet Ihr Haus mit mehreren Gesellschaften der Gruppe, kann ein Hinweis melden, dass ein ähnlicher Datensatz in einer anderen Gesellschaft existiert. In diesem Fall meldet das System es nur und bietet an, Zugriff anzufragen: Es zeigt niemals die Daten der anderen Gesellschaft.

Häufige Fragen

Ich habe falsch zusammengeführt, lässt sich das rückgängig machen? Nein. Die Dubletten werden endgültig gelöscht und gehen nicht durch den Papierkorb.
Zwei verschiedene Kunden nutzen dieselbe Firmen-E-Mail, und das System fasst beide zusammen. Führen Sie nicht zusammen: Verschiedene Datensätze mit demselben Schlüssel erscheinen in derselben Gruppe, und die Entscheidung liegt bei Ihnen. Die E-Mail eines der beiden anzupassen löst die Gruppierung auf.
Wie verhindere ich Dubletten an der Quelle? Wählen Sie beim Import unter Dubletten ein Schlüsselfeld und legen Sie fest, was bei einem vorhandenen Datensatz geschehen soll. Auch die öffentliche Lead-Erfassung verhindert Wiederholungen anhand der E-Mail.

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