Opérations de service sur le terrain : dépêche intelligente, lignes de travail, rapport de service avec signature, réparation du premier coup
Avec la verticale Services sur le terrain activée, chaque ordre de service reçoit un panneau Opérations (dans le détail de l'ordre et dans l'encadré Travail de terrain du ticket) avec quatre onglets : Dépêche, Travail, Rapport et Contexte. Tout ici s'appuie sur ce que l'ordre avait déjà : les visites, le tableau de dépêche, le stock, les devis et l'historique de l'équip
Avec la verticale Services sur le terrain activée, chaque ordre de service reçoit un panneau Opérations (dans le détail de l'ordre et dans l'encadré Travail de terrain du ticket) avec quatre onglets : Dépêche, Travail, Rapport et Contexte. Tout ici s'appuie sur ce que l'ordre avait déjà : les visites, le tableau de dépêche, le stock, les devis et l'historique de l'équipement.
Dépêche selon la politique L'onglet Dépêche classe les techniciens pour cet ordre, jour par jour : qui a la compétence exigée par le métier, qui est le plus proche du dernier arrêt (distance à vol d'oiseau entre les coordonnées des biens, à la vitesse moyenne de votre politique), qui a la journée la plus légère, qui couvre la zone, et à quel point le créneau est tôt pour un travail urgent. Chaque candidat affiche le score, le début et la fin suggérés, l'estimation de trajet, l'adéquation des compétences et tout avertissement (hors zone, heures supplémentaires). Les techniciens écartés sont listés avec la raison : absent (congé ou repos enregistré dans le calendrier de l'équipe), compétence manquante, ou aucun créneau qui convienne. Réservez en un clic : la visite est créée, l'ordre passe à planifié et les règles de liste de contrôle pour ce type de travail et ce métier sont appliquées.
Les pondérations et la journée de travail se trouvent dans Paramètres, sous Opérations : trajet, compétence, charge, zone et priorité, vitesse moyenne, durée par défaut, marge entre les visites, heures supplémentaires autorisées pour le travail urgent, tolérance d'arrivée, la fenêtre de réparation au premier coup et le nombre de candidats à afficher. Sans politique enregistrée, les valeurs par défaut s'appliquent et le panneau le précise.
Un métier exige des compétences issues du même catalogue utilisé pour router les tickets (Paramètres, Compétences). Associez une fois pour toutes le métier à la compétence et au niveau minimum ; le répartiteur le respecte, et un technicien qui n'a pas la compétence n'est jamais suggéré pour ce métier.
Le panneau n'utilise ni itinéraire payant ni GPS en direct : les distances viennent des coordonnées des biens que vous enregistrez, et la position d'un technicien est sa dernière visite sur le planning.
Arrivée et départ Quand le technicien arrive, appuyez sur Arrivé sur la visite : l'heure d'arrivée est enregistrée une seule fois (appuyer à nouveau ne la réécrit jamais), la visite passe à sur place et l'ordre avance selon planifié, dépêché, en route, sur place, aussi loin que la machine à états le permet. La visite affiche sa ponctualité par rapport à la fenêtre promise (en avance, à l'heure, en retard, manquée), avec la tolérance de votre politique. Une visite terminée sans arrivée enregistrée s'affiche comme non enregistrée, jamais comme à l'heure. En partant, appuyez sur Parti : l'heure de départ est stockée et la visite est terminée.
Lignes de travail, pièces et stock L'onglet Travail est la liste unique de ce qui a été fait et de ce qui sera facturé : services, pièces, main-d'œuvre et frais, chacun avec quantité, prix unitaire et indication qu'il a été exécuté lors de cette visite. Une pièce prélevée depuis un emplacement de stock (la camionnette du technicien, un entrepôt) est consommée depuis cet emplacement via le registre de stock de la verticale, et la ligne conserve le mouvement ; une telle ligne ne peut ni changer de quantité ni être supprimée, car le registre est en ajout seul. Enregistrez le numéro de série d'une pièce installée et, si elle doit avoir son propre historique, cochez Installer comme composant : elle devient un équipement enfant de l'équipement de l'ordre.
Quand une pièce manque, demandez-la depuis l'ordre : l'ordre passe à pièces nécessaires et la demande apparaît pour la personne qui approvisionne. Satisfaites-la par transfert (de l'entrepôt vers la camionnette, en déplaçant le stock dans la même transaction), par achat, ou comme disponible sur place ; la ligne de pièce est créée comme proposée et l'ordre revient à en cours quand plus aucune demande n'est en attente.
Les lignes proposées (non exécutées) peuvent devenir un devis de terrain en un clic, en réutilisant les devis de la verticale et l'approbation du client dans le portail. Si un devis brouillon existe déjà pour l'ordre, le bouton vous demande de le modifier au lieu d'en créer un second.
Rapport de service et signature L'onglet Rapport produit le document remis au client : constats, travail effectué, éléments en attente, recommandation et le résultat (résolu, suivi nécessaire, non résolu). Un brouillon par ordre ou par visite. L'émission du rapport vérifie le contrat de service du client : s'il exige un bon de commande, la référence du bon de commande est obligatoire ; si le total exécuté dépasse le plafond à ne pas dépasser, l'émission exige un motif de dérogation écrit, qui reste sur le rapport. Au-dessus du seuil d'approbation, le rapport est signalé pour approbation. Une fois émis, le rapport est figé : son contenu, les lignes exécutées, la liste de contrôle et le temps passé sur place sont conservés comme un instantané avec une empreinte, et la base de données refuse toute modification. L'émission inscrit aussi la visite dans l'historique de l'équipement, liée à l'ordre, et peut terminer l'ordre.
Le client (et le technicien) signent le rapport émis à l'écran, en dessinant sur le pavé de signature ou en tapant le nom en l'absence d'écran tactile. Chaque signature conserve l'empreinte du document qu'elle a signé, une par rôle, et n'est jamais modifiée ni supprimée. Imprimez le rapport ou envoyez-le par e-mail au contact client ou à toute autre adresse ; l'heure d'envoi et le destinataire sont enregistrés.