Groupes, événements et espaces · blocs, BEO et agenda à l'heure
L'onglet Groupes suit les blocs de chambres avec date de rétrocession et pickup réel. L'onglet Événements montre les événements de l'établissement, les lignes de revenu et l'ordre de service (BEO) figé à la publication. L'onglet Devis émet des propositions en trois niveaux avec taux de change figé, et l'onglet Espaces gère l'agenda des salles à l'heure, en comptant le montage et le démontage.
Groupes : le bloc et le pickup
Un groupe (mariage, congrès, voyage organisé) réserve un bloc de chambres : une quantité contractée de nuitées, une période et une date de rétrocession. L'onglet Groupes liste les blocs de l'établissement choisi avec leur nom, leurs dates, la Date de rétrocession et leur situation (Provisoire, Définitif, Annulé, Clos). Un bloc provisoire peut devenir définitif avec le bouton Rendre définitif, et les blocs provisoires ou définitifs peuvent être annulés. Cliquez sur le nom du bloc pour ouvrir le Pickup du bloc : combien de nuitées du bloc ont déjà été effectivement occupées, jour par jour. C'est ce chiffre que le commercial regarde, parce qu'un bloc plein sur le papier et vide au pickup, c'est du revenu qui ne vient pas. La date de rétrocession existe pour rendre à l'inventaire ce que le groupe n'a pas utilisé, avant qu'il soit trop tard pour le revendre. La liste des occupants du bloc (rooming list) et le plancher d'attrition se gèrent par l'API du système.
Événements et l'ordre de service figé
L'onglet Événements liste les événements de l'établissement avec leur nom, leurs dates et leur situation. En cliquant sur le nom, le détail montre les Lignes de revenu de l'événement (hébergement, restauration, location, audiovisuel et autres catégories, chacune avec sa description). Le document qui régit le jour de l'événement est l'ordre de service, le BEO : il est rédigé en brouillon puis, à la publication, il est figé et distribué aux départements (cuisine, service, audiovisuel, étages, sécurité, montage), qui en confirment la réception. Un changement après la publication devient une nouvelle version, jamais une modification de la précédente : la cuisine et le client lisent toujours le même document. La rédaction, la publication et la confirmation par département, tout comme la liste de contrôle opérationnelle et la consommation réelle de l'événement, se pilotent par l'API du système ; l'écran affiche les lignes de revenu et l'avertissement de figement.
Devis en trois niveaux, avec taux de change figé
L'onglet Devis liste les propositions avec leur titre, leur situation (Brouillon, Envoyé, Accepté, Expiré, Refusé), leur devise et la colonne Change du, qui indique la date du taux figé. Le devis se monte en trois niveaux au maximum, Essentiel, Intermédiaire et Complet, chacun avec produit, dates et quantité. À l'envoi, le taux de change du jour est figé dans la proposition : le montant que le client a lu est le montant que vous honorez, même si la devise a bougé ensuite. Quand le client décide, sélectionnez le niveau sur la ligne elle-même et cliquez sur Accepter : l'option acceptée devient une réservation. Le montage des niveaux et la génération du PDF de la proposition se font par l'API du système ; le client peut aussi accepter le devis tout seul depuis le portail client.
Espaces : agenda à l'heure, avec montage et démontage
L'onglet Espaces montre l'agenda d'une salle (ou de toute unité de type espace) sur un jour choisi. Chaque rendez-vous apparaît avec son horaire, son titre et ses marges de préparation au format 30 min avant · 45 min après. Ce détail est le cœur de l'onglet : ce qui crée le conflit n'est pas la durée de l'événement, c'est le montage et le démontage. Un espace libre à 15h avec un démontage jusqu'à 15h30 n'est pas libre. La vérification de conflit tient compte des deux fenêtres, et deux demandes simultanées pour le même créneau ne repartent jamais toutes les deux avec la salle : le système tranche le litige de façon sûre, même quand les demandes arrivent au même instant. Un rendez-vous en situation de réservation provisoire d'espace peut être confirmé directement dans le tableau avec le bouton Confirmer.