Réception et réservations · file du jour, options provisoires à échéance et liste d'attente
L'onglet Réception affiche une file unique de ce qui exige une action maintenant, triée par le coût de l'attente. L'onglet Réservations crée et pilote les réservations : provisoire à échéance obligatoire, passage en ferme puis en confirmée, relance qui ne fait que raccourcir l'échéance, liste d'attente quand c'est complet, et annulation.
La file de la Réception
La réception n'a pas besoin de quatre listes séparées (arrivées, départs, échéances, réclamations) : elle a besoin d'une seule liste de ce qui exige une action maintenant. L'onglet Réception affiche les compteurs du jour (Arrivées, Départs, Sur place, Cas ouverts, Options qui expirent) et, en dessous, la file unique. L'ordre est décidé sur le serveur et suit une règle d'exploitation, pas une préférence visuelle : d'abord le cas ouvert d'un client encore sur place, parce que c'est la seule vraie fenêtre pour réparer avant que cela devienne un mauvais avis ; ensuite la réservation provisoire sur le point d'expirer, parce que passée l'échéance le pouvoir de négociation s'évapore ; ensuite les départs, qui ont une heure et bloquent le ménage de l'arrivée suivante ; ensuite les arrivées, qui ont la journée entière ; enfin ceux qui sont sur place sans rien en suspens, comme contexte. Le cas ouvert d'un client déjà reparti perd son urgence dans la file : la fenêtre pour réparer s'est refermée. Les éléments de cas urgents apparaissent en rouge.
Créer une réservation
- Ouvrez l'onglet Réservations et cliquez sur Nouvelle réservation.
- Choisissez l'établissement (le sélecteur n'apparaît que s'il y en a plusieurs) et l'unité. Seules les unités propres apparaissent dans la liste ; s'il existe des unités répliquées du PMS, l'écran indique combien sont restées de côté, car leur confirmation se fait à la source.
- Renseignez l'Arrivée, le Départ et la quantité dans Unités.
- Choisissez le Statut initial : Provisoire, Ferme ou Confirmée.
- Si vous choisissez Provisoire, le champ Échéance devient obligatoire : une provisoire sans échéance bloquerait la date pour toujours, et le formulaire ne le permet pas.
- Si vous le souhaitez, cochez S'inscrire sur la liste d'attente si complet. Sans cette case, une date complète fait refuser la réservation au lieu de la mettre en file.
- Cliquez sur Réserver. Si la date était complète et que vous avez coché l'option, l'écran prévient : C'était complet, la réservation est passée en liste d'attente.
Piloter la réservation : faire avancer, relancer, annuler
La liste des réservations affiche la référence, le Statut, les dates, la quantité et l'Échéance, avec le temps restant (Dans 36 h) mis en évidence quand la réservation est provisoire. Les actions changent selon le statut : une Provisoire peut être rendue ferme, relancée ou annulée ; une Ferme peut être confirmée ou annulée ; une Confirmée peut encore être annulée ; une Annulée et une Expirée n'ont plus d'action. La relance existe pour le conflit honnête : un autre client veut la même date, et la relance raccourcit l'échéance de la provisoire qui retient l'inventaire. Elle n'allonge jamais : qui retient la date ne gagne pas de temps supplémentaire parce qu'on l'a relancé. La provisoire dont l'échéance est passée expire toute seule, libère l'inventaire et promeut la liste d'attente dans l'ordre, sans intervention manuelle. Le filtre Statut en haut de l'onglet n'affiche qu'un état à la fois : Provisoire, Ferme, Confirmée, Liste d'attente, Annulée ou Expirée.
Séjour : avant l'arrivée, sur place, reparti
Chaque réservation confirmée porte l'état du séjour : avant l'arrivée, sur place, reparti, auxquels s'ajoutent annulée et non présenté. Cet état n'est pas une étiquette décorative : il est le verrou des communications. Un message d'avant-arrivée ne part pas vers quelqu'un déjà installé, et une invitation à laisser un avis ne part pas vers quelqu'un qui n'a pas encore quitté l'établissement. Les changements d'état passent par l'intégration avec votre PMS ou par l'API du système, et les compteurs de la Réception (Arrivées, Départs, Sur place) lisent cet état.