Übergabe vom Vertrieb an das After Sales
Sobald Sie eine Opportunity als Gewonnen markieren, erhält das Menü Mehr im Datensatz die Aktion Onboarding starten, die den Onboarding-Datensatz bereits mit derselben Firma verknüpft anlegt und Sie direkt dorthin führt. Wer möchte, dass das von selbst geschieht, kann die Administration bitten, die automatische Übergabe einzuschalten.
Der fragilste Moment der Kundenbeziehung ist der Tag nach dem Gewinn. Der Vertrieb feiert und geht zum nächsten Geschäft; das Einführungsteam erfährt Tage später von der neuen Kundschaft, ohne Kontext. Die strukturierte Übergabe sorgt dafür, dass der Gewinn sofort das Artefakt erzeugt, mit dem das After Sales arbeitet: den Onboarding-Datensatz.
Manuelle Übergabe mit einem Klick
- Öffnen Sie die Opportunity und klicken Sie oben im Datensatz auf Gewonnen.
- Öffnen Sie bei bereits gewonnenem Geschäft oben im Datensatz das Menü Mehr.
- Klicken Sie auf Onboarding starten.
- Das System legt den Onboarding-Datensatz mit dem Namen des Geschäfts an, bereits mit derselben Firma verknüpft, mit dem Status Nicht begonnen, und führt Sie direkt dorthin.
- Füllen Sie im Onboarding Zuständig (CSM) und Zieltermin aus und bauen Sie die Checkliste auf.
Die Aktion erscheint erst, nachdem die Opportunity als gewonnen markiert ist. Solange das Geschäft offen, verloren oder pausiert ist, bleibt der Eintrag im Menü Mehr unsichtbar.
Automatische Übergabe, ohne Klick
Es gibt auch die automatische Übergabe, die ausgeschaltet startet und von der Administration in den Einstellungen der Organisation eingeschaltet wird. Ist sie aktiv, legt das CRM das Onboarding des Accounts von selbst an, sobald eine Opportunity in eine Phase mit dem Ergebnis Gewonnen eintritt.
- Das Onboarding wird mit einem vom Account abgeleiteten Namen angelegt, mit dem Status Nicht begonnen, dem heutigen Startdatum und einem Zieltermin in 30 Tagen.
- Die Anlage ist idempotent: Hat der Account bereits ein nicht abgeschlossenes Onboarding, wird kein weiteres angelegt.
- Ohne ausgefüllte Firma in der Opportunity wird nichts angelegt, weil es niemanden gäbe, an den die Einführung gebunden wäre.
- Sie setzt voraus, dass in der Organisation die Erfassung von Geschäftsereignissen aktiviert ist. Wenn Sie die Option eingeschaltet haben und nichts passiert, fehlt genau das.
Eine dritte Möglichkeit · objektübergreifende Regel
Wenn Sie ein anderes Verhalten als das Standardverhalten wollen, etwa zusätzlich ein Lieferprojekt anlegen oder bestimmte Felder füllen, erstellen Sie unter Einstellungen eine objektübergreifende Regel: Objekt Opportunity, beim Bearbeitungsereignis, mit der Bedingung gewonnene Phase, die den Datensatz Ihrer Wahl anlegt. Die Regel besteht neben der manuellen Übergabe.
Grenzen und häufige Fragen
- Warum sehe ich Onboarding starten nicht? Prüfen Sie, ob die Opportunity tatsächlich als gewonnen markiert ist und ob Ihre Rolle die Berechtigung hat, Onboarding-Datensätze anzulegen.
- Ich habe zweimal geklickt und zwei Onboardings erzeugt? Die manuelle Aktion prüft nicht auf Dubletten. Löschen Sie das überzählige über den Papierkorb. Die automatische Anlage dagegen prüft und dupliziert nicht.
- Lässt sich das rückgängig machen? Das angelegte Onboarding ist ein gewöhnlicher Datensatz: Er lässt sich löschen und über den Papierkorb wiederherstellen. Die Opportunity erneut als gewonnen zu markieren legt den Datensatz nicht neu an, solange noch eines offen ist.
- Bewegt die Übergabe Finanzdaten? Nein. Sie legt den Einführungsdatensatz an. Die Erzeugung von Auftrag und Rechnung aus dem gewonnenen Geschäft ist eine andere, ebenfalls optionale Funktion des Abrechnungsablaufs.
- Was passiert, wenn das Geschäft wieder geöffnet wird? Das bereits angelegte Onboarding bleibt bestehen. Das erneute Öffnen der Opportunity löscht nichts.