継続契約と自動更新
契約レコードで自動更新をオンにし、更新周期を月次、四半期、半期、年次から選びます。契約期間が満了すると、日次の処理が開始日と終了日を次の期間へ自動で進め、担当者に通知します。更新周期が設定されていない場合、契約は更新のアラートを出すだけです。
実際に自動更新される契約は、CRMでも自動で更新される必要があります。誰も日付を進めなければ、レコードは満了のままになり、有効な契約の絞り込みから消え、収益の計算からも消え、データベース全体の信頼性が失われます。自動更新は、契約期間を常に現在の期間に保つことでこれを解決します。
振る舞いを決める項目
営業、契約を開き、対象のレコードを選びます。満了時に何が起きるかは、次の項目が決めます。
- ステータス: 有効である必要があります。下書き、満了、キャンセル、更新済みは進められません。
- 自動更新: 自動での進行を有効にするチェックボックスです。
- 更新周期: なし、月次、四半期、半期、年次です。新しい契約の初期値は年次です。
- 終了日: 現在の契約期間を締める日付です。次の期間はここから計算されます。
- 更新日: 次の更新または見直しの日付で、アラートに使われます。
日次の処理が行うこと
- ステータスが有効、自動更新にチェックあり、更新周期がなし以外、そして終了日がすでに過ぎている契約を探します。
- 新しい期間を計算します。新しい開始日は以前の終了日になり、新しい終了日には更新周期の間隔が加算されます。日は維持され、日数の少ない月では月末に調整されます。
- 契約が複数の期間にわたって満了していた場合、契約期間が現在に戻るまで必要な回数だけ、一度の処理で進めます。
- 開始日、終了日、更新日をレコードに保存します。
- 契約の担当者に、新しい終了日を通知します。
これと並行して更新のアラートがあります。有効な契約のうち、更新日(空欄の場合は終了日)が今後30日以内に来るものは、担当者に通知を生成します。このアラートは、更新周期のない契約にも適用されます。
Example: 契約「アクメ・サポート」は金額24,000レアル、2025年4月1日開始、2026年3月31日終了で、ステータスは有効、自動更新にチェックあり、更新周期は年次です。終了の30日前に、マリナが更新のアラートを受け取ります。2026年4月1日に処理が契約を進め、開始日は2026年3月31日、終了日は2027年3月31日、更新日は2027年3月31日となり、マリナは新しい日付とともに更新の通知を受け取ります。
制限と権限
- 更新は日付を進めます。契約金額を変更せず、価格改定も適用せず、請求書も作らず、新しい契約レコードも作りません。
- 進行はべき等です。各契約はサイクルごとに1回だけ更新され、毎日繰り返されることはありません。
- 担当者のいない契約も進行しますが、通知は誰にも届きません。
- 更新周期がなしの契約は決して進行しません。更新のアラートを出すだけです。
- 契約の項目を編集できる人は、管理者が定めた契約オブジェクトに対するロールの権限によります。
よくある質問
- 顧客が解約しました。更新を止めるにはどうしますか。ステータスをキャンセルに変えるか、自動更新のチェックを外してください。どちらか一方で十分です。
- 過去の期間の履歴が必要です。レコードが保持するのは現在の契約期間です。期間ごとの契約履歴が必要な場合は、自動進行を使わず、期間ごとに契約を作成してください。
- 契約は昨日満了しましたが、まだ更新されていません。処理は1日1回動きます。次のサイクルをお待ちください。
- 契約が一度に数年分進みました。長く放置された契約に対する想定どおりの動作です。大量の通知を出すことなく、現在の期間まで一気に進められます。
- 更新のアラートと自動更新の両方が届きました。これは別々の2つのお知らせです。一方は満了前、もう一方は進行の完了を知らせるものです。
💡 更新のアラートは交渉の機会として使ってください。30日は、契約期間がただ切り替わってしまう前に、価格改定や拡大について話すのに十分な時間です。