営業からポストセールスへの引き継ぎ
商談を「受注」にすると、レコードの「その他」メニューに「オンボーディングを開始」の操作が現れます。これは同じ会社にひもづいたオンボーディングのレコードを作成し、そのままそこへ移動します。自動で行いたい場合は、管理者に自動引き継ぎを有効にしてもらってください。
顧客との関係が最ももろいのは、受注の翌日です。営業担当は喜んで次の案件へ向かい、導入チームは数日後に、経緯を知らないまま新しい顧客の存在を知ります。構造化された引き継ぎは、受注がその場でポストセールスの使う成果物、つまりオンボーディングのレコードを生むために存在します。
ワンクリックの手動引き継ぎ
- 商談を開き、レコード上部の「受注」をクリックします。
- 受注になった状態で、レコード上部の「その他」メニューを開きます。
- 「オンボーディングを開始」をクリックします。
- システムが、案件名を引き継ぎ、同じ会社にひもづいたオンボーディングのレコードをステータス「未着手」で作成し、そのままそこへ移動します。
- オンボーディングで、担当者（CSM）と完了目標日を入力し、チェックリストを組み立てます。
この操作は、商談が受注として記録された後にだけ表示されます。案件が進行中、失注、保留の間は、「その他」メニューにこの項目は出ません。
クリック不要の自動引き継ぎ
自動の引き継ぎもあります。初期状態は無効で、管理者が組織の設定で有効にします。有効にすると、商談が受注の結果を持つステージに入った時点で、CRM がそのアカウントのオンボーディングを自動で作成します。
- オンボーディングは、アカウント名から導かれた名称、ステータス「未着手」、開始日は当日、完了目標日は 30 日後で作成されます。
- 作成は冪等です。そのアカウントに未完了のオンボーディングがすでにある場合、別のものは作られません。
- 商談に会社が入力されていない場合は何も作成されません。導入をひもづける相手がいないからです。
- この機能は、組織で業務イベントの記録が有効になっていることを前提とします。設定を有効にしたのに何も起きない場合、足りないのはこれです。
Example: 商談「Acme 導入」、会社はアクメ物流、金額 48,000 米ドルが 3 月 12 日に受注になります。マリナさんが「その他」メニューを開き、「オンボーディングを開始」をクリックします。システムは、アクメ物流にひもづいた「Acme 導入（オンボーディング）」をステータス「未着手」で作成し、そのレコードを開きます。マリナさんは担当者（CSM）にラファエルさんを設定し、完了目標日を 4 月 11 日にし、標準のオンボーディングのテンプレートを適用して、8 つのチェックリスト項目を生成します。
3 つ目の選択肢 · オブジェクト間ルール
既定とは違う動きが必要な場合、たとえば納品プロジェクトも一緒に作りたい、特定の項目を埋めたい、といった場合は、「設定」でオブジェクト間ルールを作成してください。オブジェクトは商談、イベントは編集時、条件は受注ステージ、として、任意のレコードを作成します。このルールは手動の引き継ぎと共存します。
制限とよくある質問
- 「オンボーディングを開始」が見当たりません。商談が実際に受注として記録されているか、ご自身のロールにオンボーディングのレコードを作成する権限があるかを確認してください。
- 2 回クリックしてオンボーディングが 2 件できてしまいました。手動の操作は重複の確認を行いません。余分なものはゴミ箱から削除してください。自動での作成は確認を行い、重複を作りません。
- 取り消せますか。作成されたオンボーディングは通常のレコードなので、削除もゴミ箱からの復元もできます。未完了のものが残っている限り、商談を再度受注にしてもレコードは作り直されません。
- この引き継ぎは金銭のデータを動かしますか。動かしません。作るのは導入のレコードです。受注した案件からの注文や請求書の生成は、請求の流れにある別の機能で、これも任意です。
- 案件が再オープンされたらどうなりますか。作成済みのオンボーディングはそのまま残ります。商談の再オープンによって何かが消えることはありません。
💡 引き継ぎはオンボーディングのテンプレートと組み合わせてください。そうすればポストセールスは、レコードだけでなく、開始日から計算された期限つきのチェックリスト一式を受け取れます。