Usage quotidien

Activités et tâches

Organisez les tâches, les appels, les réunions et les relances ; suivez ce qui arrive à échéance aujourd'hui et ce qui est en retard.

Utilisez les Activités pour enregistrer et suivre ce qui doit être fait : tâches, appels, réunions, e-mails et notes. C'est votre tableau de bord de productivité.

Créer une activité

Ouvrez Activités dans le menu (ou la section "Activités et historique" à l'intérieur d'un enregistrement).
Choisissez le type, écrivez l'objet et, si vous le souhaitez, fixez une échéance (date et heure).
Cliquez sur Ajouter.

Example: Type "Appel", objet "Appeler Ana au sujet de la proposition", échéance aujourd'hui à 15 h. Elle apparaît dans "Aujourd'hui" jusqu'à ce que vous la terminiez.

Les activités qui se répètent

En créant une activité avec échéance, choisissez dans "Répéter" si elle est quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Quand vous TERMINEZ l'activité, le système crée automatiquement l'occurrence suivante, avec l'échéance avancée. C'est idéal pour les routines (relance hebdomadaire, recouvrement mensuel, etc.).

💡 L'occurrence suivante ne naît que lorsque vous marquez l'actuelle comme terminée : les tâches répétées ne s'accumulent donc jamais en attente. La récurrence a besoin d'une échéance définie.

Reporter une tâche

Pas le temps maintenant ? Plutôt que de laisser la tâche arriver à échéance, utilisez Reporter pour pousser l'échéance sans perdre la tâche de vue.

Dans la liste des Activités, ouvrez le sélecteur Reporter sur la tâche à repousser.
Choisissez un raccourci : Demain (à 9 h), +1 jour ou +1 semaine, comptés depuis l'échéance actuelle.
Ou choisissez "Choisir une date et une heure…" et fixez la date et l'heure exactes dans le sélecteur.

💡 Reporter ne change que l'échéance ; l'objet, le type et le lien avec le client restent identiques. La tâche sort d'En retard ou d'Aujourd'hui et réapparaît à la nouvelle date.

Rappels automatiques

Chaque jour, le système envoie une notification (dans la cloche) à chaque responsable avec un récapitulatif de ses tâches qui arrivent à échéance dans la journée et de celles qui sont en retard, pour que personne n'oublie une relance. Cliquez sur la notification pour ouvrir la liste filtrée.

💡 Besoin de nettoyer la liste ? Filtrez (par exemple "Aujourd'hui" ou "En retard") et cliquez sur "Terminer N tâches" pour cocher d'un coup toutes les tâches ouvertes affichées. Les récurrentes génèrent normalement leur occurrence suivante.

💡 En créant une activité, le champ "Note" accepte les mentions avec @ : tapez @ et choisissez un collègue pour le tenir informé ; il reçoit une notification. En haut de la boîte de réception, le sélecteur de type (tâche, appel, réunion…) filtre la liste.

Suivre grâce aux filtres

Ouvert : tout ce qui n'a pas encore été terminé.
Aujourd'hui : à échéance aujourd'hui.
En retard : l'échéance est dépassée et elles apparaissent en rouge.
Terminé : déjà fait.

Cochez la case à gauche pour terminer. Les nombres à côté des filtres indiquent combien il y en a dans chaque état. Sur le Tableau de bord, les compteurs d'activités sont des liens qui mènent directement à la liste filtrée.

Les miennes ou celles de l'équipe

Utilisez le sélecteur "Les miennes / Équipe" en haut de la liste. "Les miennes" n'affiche que les activités qui vous sont assignées (le choix par défaut, pour rester sur vos propres échéances) ; "Équipe" affiche celles de toute l'organisation. Le Tableau de bord présente toujours VOS tâches (du jour, en retard et ouvertes), puisque c'est votre écran d'accueil.

Les activités liées à un client

À l'intérieur d'un contact ou d'une opportunité, la section "Activités et historique" affiche et crée des activités déjà rattachées à cet enregistrement : c'est la vue 360° du client.

Disponibilité de l'équipe

Dans le Calendrier (/calendario), la section "Disponibilité de l'équipe" trouve les créneaux où PLUSIEURS membres sont libres en même temps : choisissez les personnes, la fenêtre (de et jusqu'à) et la durée, et le système affiche les créneaux communs dans les heures ouvrées, en traitant les activités planifiées de chacun comme du temps occupé.

💡 Vous pouvez aussi demander à l'assistant en langage naturel, par exemple : "quand Ana et Bruno sont-ils libres 30 minutes cette semaine ?".

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