Bibliothèque de ressources marketing (images, PDF, liens)
La bibliothèque conserve au même endroit les images, PDF, vidéos, documents et liens que vous utilisez dans les e-mails, les pages de destination et les propositions, organisés en dossiers et en étiquettes. Vous envoyez le fichier, le CRM le conserve en sécurité et renvoie une URL prête à coller où vous voulez.
Le bon logo, le PDF de présentation à jour et la bannière de la campagne vivent d'habitude éparpillés dans de vieux e-mails et sur des ordinateurs personnels. La bibliothèque de ressources existe pour en finir avec cela : chaque fichier se trouve à un seul endroit, avec un nom, un dossier et des étiquettes, et reçoit une adresse que n'importe quel e-mail ou page peut utiliser.
Où cela se trouve
- Ouvrez Marketing dans le menu.
- Cliquez sur Plus.
- Choisissez la carte Ressources, décrite comme Bibliothèque d'images et de fichiers.
Ajouter des ressources
- Envoyer un fichier : choisit un fichier sur votre ordinateur et l'envoie réellement vers le stockage du CRM. La limite est de 50 Mo par fichier ; au-delà, l'écran avertit Fichier trop volumineux (max. 50 Mo) et n'envoie rien.
- Ajouter un lien : enregistre l'adresse d'un fichier déjà hébergé ailleurs, avec un nom et des étiquettes. Cela n'occupe pas d'espace de stockage.
Le type de la ressource est reconnu automatiquement à partir du fichier envoyé et apparaît comme Image, PDF, Vidéo, Document, Lien ou Fichier. Vous n'avez pas à choisir le type à la main.
Organiser et retrouver
- Dossiers : dans la colonne de gauche se trouvent Toutes les ressources, Sans dossier et les dossiers que vous créez avec + Nouveau dossier. Cliquez sur un dossier pour filtrer. Le nom du dossier accepte jusqu'à 120 caractères.
- Étiquettes : chaque ressource accepte jusqu'à 20 étiquettes, de 60 caractères chacune au plus, séparées par des virgules à la saisie.
- Recherche : le champ Rechercher des ressources filtre par le nom de la ressource.
- Chaque ressource dispose des boutons Copier l'URL, Ouvrir, Modifier et Supprimer.
Limites et permissions
- Limite de 50 Mo par fichier envoyé. Il n'y a pas de limite au nombre de ressources, mais la liste en affiche jusqu'à 500 à la fois.
- Tout utilisateur de l'espace peut consulter la bibliothèque et copier des URL.
- Envoyer, modifier, supprimer des ressources et toucher aux dossiers exige un rôle avec permission d'écriture. Qui est sur un rôle en lecture seule voit la bibliothèque, mais reçoit un avertissement en tentant de modifier.
- Les ajouts et les suppressions de ressources sont consignés dans la piste d'audit de l'espace.
- La bibliothèque respecte l'isolement par organisation : vous ne voyez que les ressources de votre espace.
Questions courantes
- Si je supprime un dossier, est-ce que je perds les fichiers ? Non. À la suppression, l'écran prévient que les ressources restent dans la bibliothèque, sans dossier. Elles apparaissent dans Sans dossier.
- L'URL de la ressource vaut-elle pour toujours ? L'URL d'un fichier envoyé est signée et a une validité d'une heure, elle sert donc à copier et à utiliser sur le moment. Pour une adresse fixe et publique, enregistrez le fichier avec Ajouter un lien pointant vers l'endroit où il est hébergé de façon permanente.
- Peut-on annuler la suppression d'une ressource ? Non. Supprimer retire la ressource de la bibliothèque ; renvoyez-la si vous en avez besoin.
- Pourquoi n'arrivé-je pas à envoyer ? Soit le fichier dépasse 50 Mo, soit votre rôle est en lecture seule.