Usage quotidien

Commentaires et mentions (@) dans les enregistrements

Échangez avec votre équipe à l'intérieur d'un enregistrement : répondez en fil de discussion, réagissez, mentionnez des collègues avec @, résolvez les discussions et transformez un commentaire en tâche.

Chaque enregistrement (contact, entreprise, opportunité, ticket, etc.) possède une section Commentaires, sous la chronologie des activités. C'est là que l'équipe échange à propos de ce client ou de cette affaire, à part des activités et des tâches.

Commenter

Écrivez dans le champ de commentaire et cliquez sur « Commentaire ».
Le commentaire apparaît avec votre nom et l'heure, en ordre chronologique.
Pour retirer un de vos commentaires, utilisez « Supprimer » (les administrateurs peuvent retirer n'importe lequel).

💡 Épingler (📌) : cliquez sur l'épingle d'un commentaire pour le fixer en haut de la conversation. C'est idéal pour une consigne importante ou un résumé que tout le monde doit voir. Cliquez de nouveau pour désépingler.

💡 Joindre des fichiers : utilisez « 📎 Joindre » dans le champ de commentaire pour envoyer des fichiers (contrat, capture d'écran, tableur, etc.). Ils restent liés à ce commentaire et apparaissent comme des liens de téléchargement, séparés des pièces jointes du panneau « Fichiers » de l'enregistrement.

Mentionner un collègue (@)

Tapez @ et commencez à écrire le nom : une liste de collègues apparaît. Sélectionnez une personne pour la mentionner. La personne mentionnée reçoit une notification (dans la cloche) avec un lien direct vers l'enregistrement.

Example: « @Anne Souza peux-tu reprendre cette relance ? Le client a demandé un retour avant vendredi. » et Anne reçoit la notification immédiatement.

💡 La mention ne notifie que les collègues actifs. Les commentaires respectent les droits d'accès : qui peut voir l'enregistrement voit ses commentaires.

Répondre en fil de discussion

Utilisez « ↩ Répondre » sur un commentaire pour lui répondre directement : la réponse apparaît en retrait, groupée avec le commentaire d'origine, ce qui garde la conversation ordonnée. L'auteur du commentaire est notifié de la réponse.

Réagir

Passez la souris sur « ☺+ » et choisissez un emoji (👍 ❤️ 🎉 ✅ 👀 🙏) pour réagir à un commentaire sans rien écrire. Cliquez de nouveau sur votre réaction pour la retirer. Les réactions apparaissent groupées avec leur compteur.

Type du commentaire

Au moment de commenter, choisissez le type : 💬 Commentaire, ❓ Question, ✅ Décision ou ⏳ En attente. Le type apparaît sous forme d'étiquette et aide l'équipe à filtrer ensuite (par exemple retrouver toutes les décisions prises sur cette affaire).

Résoudre une discussion

Quand un point est réglé, marquez le commentaire comme résolu (✔). Il devient grisé avec le badge « Résolu ». Rouvrez-le (↩) s'il revient sur la table. C'est idéal pour les questions et les points en attente.

Convertir en tâche

Utilisez « ✚ » sur un commentaire pour le transformer en tâche (ou en relance) assignable, sans perdre le contexte : la tâche naît liée à l'enregistrement et au commentaire d'origine.

Suivre ou ignorer

En haut de la section, « 🔕 Suivre » vous fait recevoir les notifications des nouveaux commentaires sur cet enregistrement, même sans être mentionné. Qui commente se met à suivre automatiquement. Utilisez « 🔇 Ignorer » pour cesser de recevoir les alertes de cette discussion sans arrêter de la suivre.

Résumer la discussion par l'IA

Quand la conversation devient longue, utilisez « ✨ Résumer » en haut de la section : l'IA lit les commentaires et livre un résumé court avec les points clés, les décisions, les questions ouvertes et les prochaines étapes. Le résumé s'appuie uniquement sur ce qui est écrit, il n'invente rien. Le module Collaboration doit être actif.

Page Discussions

Dans le menu Collaboration, « Discussions » réunit au même endroit vos mentions en attente, les discussions non résolues (questions et points en attente) et un raccourci vers les approbations en attente. C'est votre point de départ quotidien pour ne rien laisser passer qui demande une réponse.

Équipe de l'affaire (war room)

Sur l'opportunité ou sur le compte, le panneau « Équipe de l'affaire » réunit les collègues qui travaillent cette affaire, en plus du propriétaire : co-responsable, SDR, avant-vente, CSM, sponsor exécutif. Chaque membre ajouté reçoit une notification. Avec les Commentaires et la chronologie unifiée du même écran, cela forme la war room de l'affaire. C'est différent du Comité d'achat, qui réunit les contacts du côté client.

💡 Activez le module dans Paramètres, Collaboration pour ouvrir la chronologie unifiée, les abonnés, le résumé par l'IA et la page Discussions.

💡 Vous préférez un récapitulatif plutôt que des e-mails à l'unité ? Dans Paramètres, Notifications, le « Récapitulatif par e-mail (digest) » peut être Quotidien ou Hebdomadaire : vous recevez un seul e-mail avec les notifications non lues de la période (mentions, nouveaux commentaires sur les enregistrements que vous suivez, etc.). Par défaut : désactivé.

Identités externes (portails)

Dans Paramètres, Collaboration, « Identités externes » est le registre unique des personnes de l'extérieur qui participent à vos portails (partenaires, fournisseurs, clients, livraison). Utilisez « Tout synchroniser » pour importer depuis les partenaires (liste d'adresses e-mail) et les fournisseurs (e-mail de contact). Vous pouvez révoquer l'accès d'une identité à tout moment. C'est la base des commentaires externes contrôlés.

Commentaires externes contrôlés

Chaque commentaire a une audience : interne (l'équipe seulement, par défaut) ou 🌐 externe (visible par le participant externe dans le portail). Cochez « Visible dans le portail » au moment de commenter, ou utilisez le bouton 🌐/🔒 sur un commentaire pour basculer. Vos notes internes ne fuitent jamais. Quand le participant externe répond, les abonnés internes de l'enregistrement sont notifiés.

Dans le portail FOURNISSEUR (lien signé), le fournisseur voit une « Conversation avec l'équipe » avec les commentaires marqués comme externes sur l'enregistrement de son entreprise et peut y répondre directement, un canal qui n'existait pas auparavant. L'accès passe par le même lien sécurisé du portail ; régénérer le lien coupe l'accès. Dans les portails partenaire et client, la conversation se déroule déjà par leurs canaux propres (enregistrement d'affaire et réponses aux tickets).

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