Contrats récurrents et reconduction automatique
Dans l'enregistrement Contrat, activez la Reconduction automatique et choisissez la Récurrence : mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. Quand la période prend fin, la routine quotidienne fait avancer toute seule les dates de début et de fin vers la période suivante et prévient le responsable. Sans récurrence définie, le contrat ne génère que l'alerte de renouvellement.
Un contrat qui se reconduit tout seul dans la vraie vie doit se reconduire tout seul dans le CRM. Si personne ne pousse les dates, l'enregistrement reste échue, disparaît des filtres de contrats actifs, disparaît du calcul du revenu et toute la base perd sa fiabilité. La reconduction automatique règle cela en gardant la période toujours sur l'exercice en cours.
Les champs qui commandent le comportement
Ouvrez Ventes, Contrats et l'enregistrement voulu. Trois champs définissent ce qui se passe à l'échéance :
- Statut : il doit être sur Actif. Brouillon, Expiré, Annulé et Reconduit ne sont pas avancés.
- Reconduction automatique : la case qui active l'avance automatique.
- Récurrence : Aucune, Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle ou Annuelle. La valeur par défaut d'un contrat nouveau est Annuelle.
- Fin : la date qui clôt la période en cours. C'est à partir d'elle que la période suivante est calculée.
- Date de renouvellement : la prochaine date de renouvellement ou de révision, utilisée dans l'alerte.
Ce que fait la routine quotidienne
- Elle cherche les contrats dont le Statut est Actif, la Reconduction automatique cochée, la Récurrence différente d'Aucune et la date de Fin déjà dépassée.
- Elle calcule la nouvelle période : le nouveau Début devient l'ancienne Fin, et la nouvelle Fin reçoit l'intervalle de la récurrence. Le jour est préservé et, dans les mois plus courts, ajusté au dernier jour du mois.
- Si le contrat était échu depuis plusieurs périodes, elle avance autant de fois que nécessaire jusqu'à ramener la validité au présent, en une seule passe.
- Elle enregistre Début, Fin et Date de renouvellement dans l'enregistrement.
- Elle notifie le responsable du contrat avec la nouvelle date de fin.
En parallèle, il existe l'alerte de renouvellement : les contrats actifs dont la Date de renouvellement, ou la Fin quand elle est vide, tombe dans les 30 jours qui viennent génèrent une notification pour le responsable. Cette alerte vaut aussi pour les contrats sans récurrence.
Limites et permissions
- La reconduction fait avancer les dates. Elle ne modifie pas le Montant du contrat, n'applique pas de revalorisation, ne génère pas de facture et ne crée pas de nouvel enregistrement de contrat.
- L'avance est idempotente : chaque contrat est reconduit une fois par cycle, et cela ne se répète pas chaque jour.
- Un contrat sans responsable est bien avancé, mais personne ne reçoit la notification.
- Un contrat avec la Récurrence Aucune n'est jamais avancé : il génère seulement l'alerte de renouvellement.
- Qui modifie les champs du contrat dépend de la permission du profil sur l'objet Contrats, définie par l'administrateur.
Questions courantes
- Le client a résilié. Comment arrêter la reconduction ? Passez le Statut à Annulé, ou décochez Reconduction automatique. L'un ou l'autre suffit.
- J'ai besoin de l'historique des périodes précédentes. L'enregistrement conserve la période en cours. Si vous avez besoin de l'historique contractuel période par période, créez un contrat par période au lieu d'utiliser l'avance automatique.
- Le contrat est arrivé à échéance hier et n'est pas encore reconduit. La routine tourne une fois par jour. Attendez le cycle suivant.
- Le contrat a sauté plusieurs années d'un coup. C'est le comportement attendu pour un contrat oublié depuis longtemps : il est ramené directement à la période en cours, sans générer une avalanche de notifications.
- J'ai reçu l'alerte de renouvellement et la reconduction automatique. Ce sont deux avis différents : l'un avant l'échéance, l'autre confirmant l'avance.