Usage quotidien

Doublons et fusion d'enregistrements

Avec le temps, le même client entre deux fois : par un import, par un formulaire et par une saisie manuelle. L'écran Doublons regroupe les enregistrements qui partagent la même clé et permet de tout réunir dans un seul enregistrement, en récupérant les champs vides depuis les enregistrements répétés et en réaffectant les activités et les liens. La fusion est sans retour, il vaut donc la peine de vérifier avant.

Une base pleine de doublons abîme tout ce qui vient ensuite : le rapport compte deux fois, la campagne envoie deux e-mails, et la dernière conversation atterrit sur le mauvais enregistrement. L'écran Doublons existe pour que vous régliez cela en lot, sans effacer l'historique : l'enregistrement qui reste hérite de ce qui lui manquait et reçoit toutes les activités et tous les liens des enregistrements répétés.

Comment l'ouvrir

Ouvrez la liste de l'objet, par exemple Contacts.
Dans le menu Plus, en haut de l'écran, cliquez sur Doublons.
L'écran indique, juste sous le titre, sur quel champ les enregistrements ont été regroupés.

Il existe un second chemin : dans Paramètres, sur l'écran de qualité des données, chaque objet affiche combien de groupes de doublons il possède, et ce nombre est un lien vers ce même écran.

Sur quel champ le système regroupe

Si l'objet possède un champ e-mail, c'est lui la clé. C'est le cas des Contacts et des Prospects.
S'il n'a pas d'e-mail, la clé est le champ nom. C'est le cas des Entreprises.
S'il n'a ni l'un ni l'autre, c'est le premier champ texte de l'objet qui sert.
Pour les Produits, la clé est le code, parce que le même code fait l'identité du catalogue et que le nom peut se répéter d'une déclinaison à l'autre.
La comparaison ignore les majuscules et les minuscules ainsi que les espaces en début et en fin. Une valeur vide ne forme jamais de groupe.
Si l'objet n'a aucun champ pouvant servir de clé, l'écran vous en avertit au lieu d'afficher des groupes.

Fusionner

Dans chaque groupe, l'en-tête affiche la valeur qui a rapproché les enregistrements et leur nombre.
Cochez, dans la liste, l'enregistrement qui sera l'enregistrement maître. C'est celui qui reste.
Vérifiez les autres : toutes seront fusionnées dans l'enregistrement maître.
Cliquez sur Fusionner la sélection.
Le groupe est remplacé par la confirmation du nombre d'enregistrements fusionnés.

Ce qui se passe pendant la fusion

L'enregistrement maître conserve toutes les valeurs qu'il avait déjà : rien chez lui n'est écrasé.
Chaque champ vide de l'enregistrement maître est rempli avec la valeur du premier doublon qui a ce champ renseigné.
Toutes les activités liées aux doublons pointent désormais vers l'enregistrement maître.
Tout champ de liaison, dans n'importe quel objet, qui pointait vers un doublon pointe désormais vers l'enregistrement maître.
Les enregistrements en double sont supprimés définitivement. Ils ne vont pas à la Corbeille et ne peuvent pas être restaurées.

Example: Chez Lumen Ingénierie, l'analyste a ouvert Contacts et cliqué sur Doublons. En haut, il était écrit Regroupés par E-mail. Un groupe réunissait trois enregistrements de contact@constructions-paulista.com : une avec le téléphone et la fonction, une autre avec le nom seul, et une troisième dont la fonction était vide mais qui portait quatre activités enregistrées. Elle a choisi comme enregistrement maître l'enregistrement la plus complète et cliqué sur Fusionner la sélection. L'enregistrement maître a récupéré la fonction qui lui manquait, reçu les quatre activités du troisième enregistrement, et les deux autres ont disparu.

Droits et limites

Pour voir les groupes, il faut le droit de lecture sur l'objet ; pour fusionner, il faut le droit d'écriture.
L'analyse porte sur les cinq mille enregistrements les plus récentes de l'objet. Sur des bases plus grandes, procédez par tours et recommencez après avoir nettoyé.
Les groupes qui comptent le plus de doublons apparaissent en premier.
La fusion n'a pas d'annulation. Vérifiez l'enregistrement maître avant de cliquer.
Si votre société travaille avec plusieurs entités du groupe, un avertissement peut vous signaler qu'un enregistrement semblable existe dans une autre entité. Dans ce cas, le système se contente de le signaler et propose de demander l'accès : il ne montre jamais les données de l'autre entité.

Questions fréquentes

J'ai fusionné par erreur, peut-on revenir en arrière ? Non. Les doublons sont supprimés définitivement et ne passent pas par la Corbeille.
Deux clients différents utilisent la même adresse e-mail de l'entreprise, et le système les réunit. Ne fusionnez pas : des enregistrements différents portant la même clé apparaissent dans le même groupe, et la décision vous appartient. Corriger l'e-mail de l'un des deux défait le regroupement.
Comment éviter de créer des doublons à la source ? Lors de l'import, choisissez un champ clé dans Doublons et indiquez quoi faire lorsqu'un enregistrement existant est trouvé. La capture publique de prospects évite elle aussi la répétition grâce à l'e-mail.

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