Agents, agences partenaires, sources de prospects, visites et permanences
Comment constituer la force de vente (agents, équipes et agences partenaires), enregistrer les origines de captation avec leur politique de doublons, planifier et mesurer les visites avec un classement par agent, et organiser les stands et le planning des permanences sans chevauchement.
Quatre écrans s'occupent de qui vend et de la façon dont le prospect arrive : Agents, Sources de prospects, Visites, et Stands et permanences. Ils se soutiennent mutuellement, car une visite appartient à un agent, se tient dans un stand et provient d'une source.
Agents, équipes et agences partenaires
Ouvrez Agents. L'écran réunit la force de vente en trois blocs : les agents, les équipes et les agences partenaires.
- Pour enregistrer une agence partenaire, saisissez le Nom de l'agence dans le champ prévu et cliquez sur Ajouter.
- Cliquez sur Nouvel agent et renseignez Nom, Licence, E-mail et Téléphone.
- Choisissez l'Agence de l'agent, ou cochez Maison (interne) lorsqu'il fait partie de votre propre équipe.
- Cliquez sur Enregistrer.
L'agent a un statut Actif, Inactif ou Suspendu, et peut être retiré. Le rattachement à une agence ou à la maison est ce qui répartira ensuite la commission de la vente entre l'agent, l'agence et la maison.
Sources de prospects
Ouvrez Sources de prospects pour enregistrer d'où viennent les intéressés. Les types sont Portail, Média payant, Recommandation, Organique, Événement, Visite spontanée et Autre. Chaque source a un état Active ou Inactive, des paramètres UTM par défaut, une politique de doublons et une règle de distribution.
- La politique de doublons définit comment reconnaître le même prospect qui arrive deux fois : N'importe quel identifiant, Pièce d'identité, Téléphone, E-mail ou Sans déduplication.
- La distribution définit à qui va le prospect : Aucune, Tour de rôle ou Charge la plus faible.
La déduplication est prudente et indépendante de tout pays. Elle normalise la pièce d'identité, le téléphone et l'e-mail et ne conclut à un doublon que lorsqu'il existe un identifiant fiable : un prospect sans donnée solide n'est donc jamais fusionné par erreur avec un autre.
Visites
Ouvrez Visites pour planifier et mesurer le rendez-vous sur place.
- Cliquez sur Planifier une visite et renseignez l'Agent, le Programme immobilier, la date dans Prévue pour et les Observations.
- Après le rendez-vous, cliquez sur Réaliser et enregistrez l'Issue.
- Suivez les indicateurs en haut de l'écran.
Les statuts de la visite sont Planifiée, Réalisée, Non présenté et Annulée. Les issues possibles sont Intéressé, A fait une offre, A réservé, Indécis et Sans intérêt. Les indicateurs affichent le Total, les Réalisées, les Non présenté, les Conversions et le taux de Conversion, à savoir les visites devenues offre ou réservation rapportées aux visites réalisées. Le Classement des agents ordonne l'équipe selon ce même critère.
Stands et permanences
Ouvrez Stands et permanences pour enregistrer les points de vente et bâtir le planning.
- Saisissez le Nom du stand et cliquez sur Ajouter.
- Dans Planning des permanences, cliquez sur Planifier une permanence et choisissez l'Agent, le Stand, le Début et la Fin.
- Consultez De permanence maintenant pour savoir qui tient le stand en ce moment.
Les permanences ont un statut Planifiée, Active, Terminée ou Annulée. Le planning refuse de placer le même agent sur deux permanences qui se chevauchent dans le temps. Deux permanences collées, dont l'une se termine exactement quand l'autre commence, sont acceptées, car il n'y a pas de chevauchement réel.
Questions fréquentes
Retirer un agent, une agence ou un stand fait disparaître l'enregistrement de la liste, mais n'efface pas l'historique des visites, des offres et des ventes déjà enregistrées. Si le taux de conversion apparaît à zéro, vérifiez que les visites ont bien été marquées comme Réalisées avec leur issue renseignée : le calcul ne prend que les visites réalisées comme base et renvoie zéro quand il n'y a pas de base, plutôt que d'afficher un chiffre inventé.