Modèles de projet · créer un lot de tâches d'un coup
À l'intérieur d'un enregistrement, un modèle de projet crée d'un seul coup toutes les tâches d'un déroulé connu, chacune avec son échéance calculée à partir d'aujourd'hui. Trois modèles sont fournis : Intégration client, Déploiement et Proposition commerciale. Ils servent à ne rien oublier dans un processus répété et à ce que tout le monde suive la même séquence.
Toute intégration comporte les mêmes six étapes, toute proposition les mêmes cinq. Les créer à la main, client par client, prend du temps et en oublie toujours une. Un modèle de projet, c'est la liste prête : vous choisissez le déroulé, cliquez sur Appliquer et les tâches naissent rattachées à l'enregistrement, chacune à sa date.
Comment l'appliquer
- Ouvrez l'enregistrement qui va recevoir les tâches : une opportunité, une entreprise, un contact.
- Allez à l'onglet Activités de l'enregistrement.
- Dans le sélecteur Modèle de projet, choisissez l'un des déroulés.
- Cliquez sur Appliquer.
- Le système confirme combien de tâches ont été créées et elles apparaissent aussitôt dans l'onglet.
Les trois déroulés et leurs échéances
L'échéance de chaque tâche est comptée à partir du jour où vous appliquez le modèle.
- Intégration client : Réunion de lancement le jour même, Recueillir les besoins et les accès à un jour, Configuration initiale à trois jours, Formation de l'équipe à sept jours, Mise en service à quatorze jours, Point de suivi à 30 jours à trente jours.
- Déploiement : Planification du projet le jour même, Collecte des données pour la migration à deux jours, Configuration et paramétrage à cinq jours, Tests et validation à dix jours, Recette avec le client à douze jours, Livraison et activation à quinze jours.
- Proposition commerciale : Réunion de découverte le jour même, Recueillir les besoins à un jour, Construire la proposition à trois jours, Envoyer la proposition à quatre jours, Relance de la proposition à sept jours.
Chaque tâche naît déjà avec le bon type : réunion, appel, e-mail ou tâche ordinaire, selon l'étape. Toutes naissent ouvertes, rattachées à l'enregistrement et avec vous comme responsable.
Après l'application
- Les tâches sont ordinaires : vous pouvez modifier l'objet, l'échéance, le responsable et les notes, une à une.
- Pour changer de propriétaire, ouvrez la tâche et changez le Responsable.
- Pour enchaîner les étapes, utilisez le champ Dépend de et faites attendre la tâche suivante.
- Supprimer une tâche qui ne s'applique pas est normal : effacez seulement celles qui sont en trop.
- La Chronologie montre tout ce qui a été créé, réparti sur les dates.
Permissions et limites
- Appliquer exige un accès en écriture : qui ne fait que lire ne peut pas créer les tâches.
- Le catalogue des trois modèles est fixe et identique pour toutes les organisations ; il n'y a pas d'éditeur de modèles de projet sur cet écran.
- Appliquer deux fois le même modèle sur le même enregistrement crée les tâches deux fois. Vérifiez l'onglet avant de recommencer.
- Les échéances sont toujours comptées à partir d'aujourd'hui, jamais depuis la date de clôture ni depuis un autre champ.
Questions fréquentes
- Puis-je créer mon propre modèle de tâches ? Pas dans ce sélecteur. Pour des déroulés personnels, avec colonnes et étapes sur mesure, utilisez les modèles de tableau du module Projets.
- Je l'ai appliqué sur le mauvais enregistrement, comment revenir en arrière ? Il n'y a pas d'annulation unique. Supprimez les tâches créées : elles partent à la Corbeille et peuvent être restaurées sous trente jours.
- Les tâches entrent-elles dans l'agenda des autres ? Elles naissent avec vous comme responsable. Réattribuez-les une à une pour les répartir.